Mlody Ksiegowy
Edukadr szkolenia

Sporządzanie formularza ZUS IWA.

Styczeń w życiu księgowego oraz kadrowca jest bardzo pracowitym miesiącem. Zwłaszcza osoby prowadzące kadry, mają wiele obowiązków do wypełnienia-jednym z nich jest sporządzenie do ZUS deklaracji IWA do 31 stycznia– czyli deklaracji, w której podatnik ma obowiązek ustalić wysokość składki wypadkowej na nowy rok kalendarzowy.

 

 

Nie wszyscy podatnicy są zobowiązani do składania ZUS IWA-obowiązek dotyczy tych, którzy zatrudniają więcej niż 9 pracowników.

Do złożenia informacji ZUS IWA zobowiązani są płatnicy składek, którzy w poprzednim roku łącznie spełnili następujące warunki:

  • byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia i co najmniej jeden dzień w styczniu nowego roku.
  • zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego przeciętnie co najmniej 10 ubezpieczonych
  • byli wpisani do rejestru REGON w ostatnim dniu roku. (jeżeli do upływu terminu opłacania składek płatnik nie otrzymał zaświadczenia o wpisie do rejestru REGON, stopę procentową składki ustala się zaliczkowo w wysokości 50 proc. najwyższej stopy procentowej ustalonej na dany rok składkowy dla grup działalności. Po otrzymaniu zaświadczenia należy skorygować stopę procentową składki złożyć korekty dokumentów rozliczeniowych za okres od pierwszego miesiąca danego roku składkowego, za który rozliczana była składka wypadkowa w nieprawidłowej wysokości.)

Ważne jest by podatnicy pamiętali o tym, jak poprawnie ustalić liczbę pracowników (osób zgłaszanych do ubezpieczenia). Może zdarzyć się taka sytuacja, że w ciągu poprzedniego roku była rotacja w zatrudnieniu – w jednym miesiącu zatrudnienie było większe, w kolejnym mniejsze. Jak ustalamy liczbę zatrudnionych?

Liczba ubezpieczonych to iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy, i liczby miesięcy tego roku – 12. Liczbę ubezpieczonych zaokrągla się do jedności w górę, jeżeli końcówka jest większa lub równa 0,5 albo w dół, jeżeli jest mniejsza od 0,5. Ustalając liczbę ubezpieczonych w poszczególnych miesiącach, należy uwzględnić te osoby, które w danym miesiącu podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej przez 1 dzień. Jeśli jedna osoba podlega ubezpieczeniu wypadkowemu w danym miesiącu z dwóch tytułów u jednego płatnika, to traktuje się ją jako jednego ubezpieczonego.

Przykład- firma zatrudnia w kolejnych miesiącach różną ilość pracowników-dodaje z kolejnych miesięcy ilość zatrudnionych w kolejnych miesiącach i wartość końcowa wychodzi 141 osób : na 12 miesięcy= 11,75. Zaokrąglamy do 12 osób.

Warto jednak zapamiętać pewne wyjątki przy ustalaniu wielkości zatrudnionych pracowników w trakcie sporządzania ZUS IWA.

Do ustalenia właściwej ilości osób zgłaszanych do ubezpieczenia nie bierzemy pod uwagę osób:

  • podlegających ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, ale nie podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu,
  • podlegających z danego tytułu tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu,
  • niepodlegających ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu,
  • przebywających przez cały miesiąc na urlopie bezpłatnym, wychowawczym albo pobierających zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego lub powołanych do odbywania zasadniczej służby wojskowej,
  • za które za dany miesiąc są rozliczane składki lub wykazywane świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych (tj. w miesiącu, za który składany jest imienny raport miesięczny za daną osobę, nie podlegała ona ubezpieczeniu wypadkowemu nawet przez jeden dzień).

Mały przykład-jeśli pracodawca zatrudniał pracowników więcej niż 10, ale nie przez cały rok kalendarzowy ( np. dopiero od maja), to nie musi składać ZUS IWA.

Jak przekazujemy dokumenty ZUS IWA?

Płatnicy składek składają informację ZUS IWA w takiej formie, jaka obowiązuje ich przy przekazywania do ZUS innych dokumentów ubezpieczeniowych. Oznacza to, że płatnik składający dokumenty ubezpieczeniowe w formie dokumentu pisemnego również w tej formie ma prawo przekazać do ZUS informację ZUS IWA. Z kolei płatnik składek zobowiązany do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie dokumentu elektronicznego także informację ZUS IWA przekazuje w tej formie. Kopię informacji ZUS IWA, a także kopię korekty tej informacji płatnik składek ma obowiązek przechowywać przez 10 lat w formie pisemnej lub elektronicznej, licząc od dnia przekazania informacji ZUS IWA lub jej korekty do ZUS.

Ważne informacje!

  1. Rodzaj prowadzonej działalności- jest podstawa do określenia „grupy ryzyka” i określenia stawki wypadkowego.
  2. Ważne by prawidłowo ustalić wysokość pracowników oraz pamiętać, by sprawdzić, czy cały rok kalendarzowy zatrudnienie przekraczało 10 osób.
  3. Dla płatników składek, którzy przekazali ten formularz również za poprzednie 2 lata, obowiązującą ich wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe na okres od 1 kwietnia danego roku r. do 31 marca kolejnego roku ustali ZUS, zawiadamiając ich o tym najpóźniej do 20 kwietnia danego roku.