Mlody Ksiegowy
Edukadr szkolenia

Ewidencje niezbędne do listy płac

ewidencje pracowniczeCO POWINNA ZAWIERAĆ LISTA PŁAC. Ewidencje związane z wynagrodzeniami

Zatrudnianie pracowników związane jest licznymi obowiązkami dotyczącymi rozliczeniami z urzędem skarbowym i ZUS. Pracodawca co miesiąc jest zobowiązany obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych należną od danego zatrudnionego, pobrać ją z wynagrodzenia, terminowo wpłacić do właściwego urzędu skarbowego, a na koniec roku także przesłać pracownikowi i urzędowi deklaracje niezbędne do rocznego rozliczenia z fiskusem. Pracodawcy w celu prawidłowego wywiązania się ze wszystkich tych obowiązków muszą odpowiednio ewidencjonować wynagrodzenia pracowników. Czynią to przede wszystkim za pomocą list płac i indywidualnych (imiennych) kart przychodów.

Przepisy zobowiązują pracodawcę również do obliczania składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i zdrowotne, pobrania ich z wynagrodzenia, przekazania do ZUS i wypełniania odpowiednich dokumentów ubezpieczeniowych.


Nie ma przepisów, które nakazywałyby prowadzenie listy płac. Istnieją jednak przepisy, które nakładają na pracodawcę obowiązek comiesięcznego prowadzenia indywidualnych kart przychodów pracownika. Wynikają one z:

  • rozp. Ministra Finansów z 18.12.1998 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. Nr 161, poz. 1078 ze zm.),
  • rozp. Ministra Finansów z 15.12.2000 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 116, poz. 1222 ze zm.),
  • rozp. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).

Pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą (§ 8 ust. 2 rozp. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika).

WAŻNE! Pracodawca, który wbrew obowiązkowi (przewidzianemu w art. 94 pkt 9a KP) nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z obowiązkiem udowodnienia nieobecności pracownika, rozmiaru tej nieobecności oraz na jakiej tak naprawdę podstawie wypłacił wynagrodzenie.


Zanim wynagrodzenie zostanie wypłacone. Wypłata wynagrodzenia jest związana z wieloma czynnościami. Szczególnie ważne są dokumenty potwierdzające fakt wykonywania bądź niewykonywania pracy przez każdego pracownika. W zależności od systemów płacowych i stosowanych form wynagradzania istnieje potrzeba udokumentowania: czasu przepracowanego, czasu niewykonywania pracy, czasu choroby, czasu urlopu płatnego i niepłatnego, czasu opieki nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny, czasu pracy w godzinach nadliczbowych (z prawem do 50% lub 100% dodatku), czasu pracy w porze nocnej, czasu dyżuru itd. Istotne jest udokumentowanie nieobecności usprawiedliwionej i nieusprawiedliwionej, zwolnień okolicznościowych, rodzajów urlopów, wyjazdów służbowych (krajowych i zagranicznych).

Podstawowy wykaz takiej dokumentacji:

  • listy obecności z pełnym wyszczególnieniem dni albo dni i godzin pracy oraz z podziałem na przyczyny nieobecności w pracy,
  • zestawienia godzinowe pracy (jeżeli czas pracy w godzinach jest podstawą obliczenia wynagrodzenia),
  • imienne kart pracy (jeżeli są stosowane do rozliczenia czasu pracy i/lub efektów wykonywanej pracy),
  • dokumenty potwierdzające wykonaną pracę i jej efekty, np. w formie raportów lub zestawień pracy akordowej, prowizyjnej lub zadaniowej,
  • zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych i potwierdzenia wykonania tej pracy,
  • dokumenty potwierdzające pracę w porze nocnej,
  • zwolnienia lekarskie orzekające o chorobie pracownika, bądź wymagającego opieki dziecka lub członka rodziny,
  • dokumenty potwierdzające korzystanie z urlopu wypoczynkowego, bezpłatnego, macierzyńskiego, wychowawczego lub ze zwolnień okolicznościowych (płatnych lub niepłatnych),
  • dokumenty wymagane do świadczeń z ubezpieczeń społecznych (rozliczanych i wypłacanych przez zakład pracy lub przekazywanych do placówki ZUS),
  • rozliczenia zadań premiowych i decyzje przyznania premii pracownikom,
  • decyzje o przyznaniu nagród, odpraw, ekwiwalentów i odszkodowań,
  • oświadczenia, zaświadczenia i inne dowody uprawniające do kosztów uzyskania przychodów, do ulgi podatkowej, do dodatków i dopłat.

Naliczając pensję pracownika, należy uwzględnić dane zawarte w tych wszystkich dokumentach. Większość z nich przygotowywana jest przez np. księgowych, ale sposób liczenia pensji zależy również od pracownika. Osoba zatrudniona składając odpowiednie oświadczenia, wpływa na sposób obliczania zaliczki na podatek czy składki ZUS.

Do oświadczeń takich należą:

  • oświadczenie dla celów obliczania miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – PIT-2,
  • oświadczenie dla celów zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów,
  • oświadczenie dla celów częściowego zaniechania poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,
  • oświadczenie dla celów poboru zwiększonej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,
  • oświadczenie o wysokości uzyskanej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z innego źródła w danym roku kalendarzowym.

Oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych – PIT-2

Pomniejszenie podatku o tzw. ulgę podatkową jest możliwe pod warunkiem, że pracownik złoży pracodawcy oświadczenie dla celów obliczania miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – PIT-2 według ustalonego wzoru, w którym określa zakład jako płatnika właściwego do zmniejszania zaliczki na podatek dochodowy o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej, gdyż:

  • nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika,
  • nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną,
  • nie otrzymuje dochodów, od których jest obowiązany opłacać w ciągu roku podatkowego zaliczki na podatek, tj. dochodów:
  • z działalności gospodarczej,
  • z emerytur i rent otrzymywanych z zagranicy bez pośrednictwa banków wypłacających emerytury i renty zagraniczne,
  • z najmu lub dzierżawy,
  • nie otrzymuje świadczeń pieniężnych od organu zatrudnienia lub od biura terenowego Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Oświadczenie to należy złożyć pracodawcy przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym. W przypadku niezłożenia oświadczenia zaliczka na podatek nie będzie pomniejszana o kwotę ulgi podatkowej.

Jeżeli w trakcie zatrudnienia stan pracownika się nie zmienia nie ma potrzeby co roku składać PIT-2. W przypadku zmiany tego stanu pracownik jest obowiązany zawiadomić zakład pracy przed wypłatą wynagrodzeń za miesiąc, w którym ona zaszła.


Kwota zmniejszająca podatek (ulga podatkowa) w 2011 r. wynosi 556,02 zł rocznie, czyli 46,33 miesięcznie.

PRZYKŁAD

Pracownik w dniu podjęcia pracy złożył PIT-2, w którym zaznaczył, że nie otrzymuje żadnych innych dochodów. Na podstawie tego dokumentu pracodawca obowiązany jest przy obliczeniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych w każdym miesiącu odjąć kwotę wolną, która obecnie wynosi 46,33 zl


Jeżeli pracownik powiadomi zakład pracy o zmianie stanu faktycznego wynikającego z oświadczenia, wówczas pracodawca nie będzie pomniejszał zaliczki w wyżej określony sposób.

Oświadczenie pracownika dla celów zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów
.

Oświadczenie to składane jest przez pracownika w sytuacji, gdy jego miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Złożenie tego oświadczenia nakłada na pracodawcę obowiązek zastosowania podwyższonych o 25% kosztów uzyskania przychodów podczas obliczania podstawy opodatkowania.


W 2011r. zwykłe koszty uzyskania przychodów wynoszą 111,25 zł miesięcznie, a podwyższone – 139,06 zł miesięcznie.


Podwyższone koszty nie przysługują z mocy prawa, co oznacza, że pracownik, chcąc z nich skorzystać, powinien złożyć pracodawcy oświadczenie. W przypadku niezłożenia oświadczenia pracownikowi, zostaną naliczone koszty uzyskania przychodów w podstawowej wysokości, tj. 111,25 zł.

Zagadnienie omówione zostało również w dziale Wyliczanie kosztów pracowniczych.

Oświadczenie pracownika dla celów częściowego zaniechania poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych

Podatek dochodowy ze stosunku pracy może być obliczony na zasadach ulgowych. Podstawą do takich wyliczeń jest złożenie pracodawcy dokumentu, w którym pracownik oświadczy, że za dany rok zamierza opodatkować dochody łącznie z małżonkiem lub na zasadach przewidzianych dla osób samotnie wychowujących dzieci.


Jeżeli przewidywane dochody pracownika nie przekroczą górnej granicy pierwszego przedziału skali podatkowej, tj. 85 528zl , i odpowiednio współmałżonek, bądź dziecko nie uzyskują żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej, wówczas pracodawca, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownik złożył takie oświadczenie, pobiera zaliczki miesięczne na podatek dochodowy w wysokości 18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu, które są dodatkowo pomniejszane za każdy miesiąc o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale skali podatkowej (46,33 zł miesięcznie).


Natomiast, jeśli dochody pracownika przekroczą górną granicę pierwszego lub drugiego przedziału skali, a odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów lub dochody małżonka mieszczą się w niższych przedziałach skali, wówczas zaliczki za miesiące od początku roku włącznie do miesiąca, w którym dochód podatnika przekroczy 85 528 zł, wynoszą 18%, a za miesiące następujące po tym miesiącu – 32% uzyskanego dochodu.


Pracodawcy, którym pracownik złożył takie oświadczenie, pobierają podatek w powyższy sposób, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostało ono złożone.


W przypadku, gdy pracownik przestanie spełniać warunki do obniżenia zaliczek na podatek, zobowiązany jest poinformować o tym pracodawcę, który od następnego miesiąca pobiera zaliczkę w odpowiednio podwyższonej wysokości lub bez dodatkowego pomniejszania zaliczki o kwotę 46,33 zł miesięcznie.


PRZYKŁAD


Pracownica do końca lipca 2011 r. uzyska dochód w wysokości 85 528 zł, a więc przekroczy pierwszy próg podatkowy. Od sierpnia pracodawca powinien obliczać jej zaliczkę na podatek w wysokości 32%. Jeżeli jednak pracownica złoży oświadczenie, że będzie rozliczała się z małżonkiem, którego dochód mieści się w pierwszym przedziale skali podatkowej, wówczas dalej będzie mogła mieć naliczany podatek w niższej wysokości, w stosunku do progu podatkowego, w którym się znalazła.

 

Ulgowego rozliczania zaliczek w ciągu roku nie stosuje się w sytuacji, gdy jeden z współmałżonków lub osoba samotnie wychowująca dzieci z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej podlega opodatkowaniu na zasadach ryczałtu ewidencjonowanego, karty podatkowej lub opodatkowaniu 19% podatkiem liniowym.

Oświadczenie pracownika dla celów poboru zwiększonej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych


Pracownicy mogą zobowiązać pracodawcę do obliczania i pobierania w ciągu roku wyższych miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy, stosując zamiast stawki 18% lub 32% (art. 41a ustawy z 26.7.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych).


Złożenie tego oświadczenia jest zasadne w sytuacji, gdy pracownik zatrudniony jest w kilku zakładach pracy, w których ma obliczane zaliczki na podatek według skali podatkowej i każdy z przychodów mieści się w I przedziale skali podatkowej. W takiej sytuacji ma on liczone zaliczki na podatek w wysokości 18%, jeśli jednak zsumuje się jego dochody ze wszystkich źródeł, następuje przekroczenie progu podatkowego. W tym przypadku pracownik zobowiązany jest do dopłaty podatku na koniec roku podatkowego, po przekazaniu swojego rozliczenia w US.


Złożenie pracodawcy oświadczenia dla celów poboru zwiększonej zaliczki na podatek ma na celu zapobiegnięcie sytuacji, w której na koniec roku pracownik musi odprowadzić często duże kwoty do urzędu skarbowego.

Oświadczenie o wysokości uzyskanej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z innego źródła w danym roku kalendarzowym


Oświadczenie to jest niezbędne w celu naliczenia składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe tylko do wysokości tzw. limitu podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych.


Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest limitowana w skali roku. Nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy.


W roku 2011 kwota rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynosi
100.770zł.

Do czasu osiągnięcia tej górnej granicy pracodawca powinien naliczać składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od pełnej podstawy wymiaru. Natomiast po przekroczeniu kwoty granicznej musi do końca roku zaprzestać dalszego ich naliczania.


PRZYKŁAD


Pracownik jest zatrudniony u nowego pracodawcy od 1.2.2011 r. Otrzymuje u niego co miesiąc stałe wynagrodzenie w kwocie 19 500 zł. W lipcu 2008 r. podstawa wymiaru składek pracownika przekroczy górną granicę, ponieważ suma jego przychodów osiągniętych od lutego do lipca wyniesie 117 000zł.


Jeśli w styczniu 2011 r. pracownik ten otrzymał od innego pracodawcy wynagrodzenie podlegające składkom ZUS, powinien złożyć swojemu obecnemu pracodawcy oświadczenie o wysokości osiągniętego przychodu z innych źródeł. Takie oświadczenie będzie miało duże znaczenie dla prawidłowego określenia podstawy składki emerytalnej i rentowej u nowego pracodawcy.


Załóżmy, że pracownik złożył oświadczenie i poinformował pracodawcę o tym, iż w styczniu otrzymał wynagrodzenie w kwocie 10 500 zł. W takiej sytuacji pracownik przekroczy górną granicę limitu już w czerwcu.

Zakład pracy jako płatnik powinien:

wyliczyć kwotę przekroczenia ustalonego limitu: 117 000 zł – 100 770 zł = 16230,

ustalić niższą podstawę wymiaru składki emerytalnej i rentowej w czerwcu (od przychodu uzyskanego w czerwcu odjąć wyliczoną kwotę przekroczenia): 19 500 zł – 16230 = 3270 zł.

Otrzymana różnica stanowi podstawę wymiaru składki emerytalnej i rentowej za czerwiec 2011 r.

 

Składki obliczone i odprowadzone powyżej tego limitu podlegają zwrotowi. Wiąże się to jednak z koniecznością sporządzenia korekt dokumentów rozliczeniowych danego pracownika, dopłaceniem składek na ubezpieczenie zdrowotne oraz pobraniem i odprowadzeniem zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od zwróconej przez ZUS kwoty składek emerytalnych i rentowych.

Nie zawsze pracownik chce przekazać pracodawcy informacje na temat wynagrodzeń z innych źródeł. Czasami wystarczy, jak złoży oświadczenie, w którym poprosi o zaniechanie poboru składki emerytalnej i rentowej ze względu na przekroczenie 30-krotności ZUS, wskazując konkretny miesiąc, ewentualnie przekaże pracodawcy informację, od jakiej obniżonej podstawy, w konkretnym miesiącu, pracodawca powinien składkę zapłacić.


Takie oświadczenie jest zasadne w sytuacji, gdy pracownik osiąga przychody z wielu źródeł.


Lista płac pracowników


Podstawą do wypłacenia pracownikom wynagrodzenia jest lista płac. Sporządzana jest dla wszystkich pracowników na podstawie innych dokumentów płacowych i kadrowych, m.in. umowy o pracę, wykazu godzin nadliczbowych, wykazu prowizji, nagród, zwolnień lekarskich.


Lista płac powinna zawierać pewne stałe elementy takie jak:

  1. nazwę pracodawcy,
  2. numery stron,
  3. oznaczenie lub nazwę listy płac,
  4. miesiąc, którego dotyczy,
  5. datę sporządzenia,
  6. podpisy osoby sporządzającej i akceptującej.

Lista płac sporządzana jest co miesiąc, bo taki okres przyjmuje się najczęściej do rozliczenia i wypłaty wynagrodzeń (art. 85 § 1 KP). W praktyce pracodawcy mogą sporządzać listy płac częściej, np. co 2 tygodnie, co tydzień, co 10 dni, a także w każdym terminie w celu wypłaty dodatkowych składników pensji: premii, nagród, odpraw, odszkodowań, ekwiwalentów, wyrównań, itp.

Ilość składników wynagrodzenia oraz obowiązki związane ze składkami na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i zdrowotne, a także obowiązki podatkowe i inne, sprawiają, że lista płac może być mniej lub bardziej rozwinięta. Rubryk przybędzie, gdy wprowadzimy wszystkie elementy ustalające składki ubezpieczeniowe i obliczenie należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Ewentualne uproszczenia w liczebności rubryk pociągają za sobą dodatkowe obliczenia poza listą płac.


Najistotniejsze jest, aby wynagrodzenia brutto były podzielone na „składkowe” i „nieskładkowe”, ze względu na obowiązki ubezpieczeń społecznych. W grupie wynagrodzeń nieskładkowych należy wyodrębnić wynagrodzenie za czas choroby, ponieważ składnik ten dodaje się do podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.


Bardzo ważne jest również rozróżnienie składki na ubezpieczenie zdrowotne (w roku 2011 nadal wynosi 9% podstawy wymiaru) od składki zdrowotnej odliczanej od podatku (stanowiącej 7,75% podstawy wymiaru składki).


Na liście płac celowe jest umieszczenie składek emerytalnych, rentowych i chorobowych oraz sumy tych trzech składek, ze względu na układ ewidencji i rozliczenie z ZUS. Ograniczenie się do jednej rubryki wskazującej sumę trzech składek ubezpieczeń społecznych (tj. 13,71% podstawy wymiaru od 1.1.2008 r.) jest możliwe, ale pod warunkiem rozliczenia tytułowych składek w innym dokumencie.


Zaliczka na podatek dochodowy przed pomniejszeniem o składkę zdrowotną może być umieszczona na liście płac w jednej rubryce, ewentualnie mogą być umieszczone elementy tworzące tę zaliczkę, takie jak: podstawa obliczenia zaliczki podatkowej, koszty uzyskania przychodów, stopa podatku, ulga podatkowa.


Może się zdarzyć, że zaliczka na podatek będzie niższa od składki zdrowotnej odliczanej od podatku (7,75%). Należy wówczas postąpić zgodnie z art. 83 ust. 1 ustawy z dnia 27.8.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. Nr 210, poz. 2135, ze. zm.).

Przepis ten upoważnia pracodawcę do obniżenia składki na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości zaliczki podatkowej. W takiej sytuacji składka ubezpieczenia zdrowotnego zrówna się kwotowo z zaliczką podatkową naliczoną i składką zdrowotną do obliczenia. Nastąpi również wyzerowanie należnej zaliczki na podatek dochodowy od danego pracownika.

Na liście płac należy także przewidzieć rubryki na różne potrącenia z wynagrodzeń pracownika oraz na kwotę do wypłaty i pokwitowanie.


W firmach zatrudniających wielu pracowników, na liście płac oprócz imienia i nazwiska, umieszczony powinien być dodatkowy identyfikator pracownika (np. PESEL), dzięki któremu można uniknąć pomyłek w przypadku powtarzających się nazwisk i imion.


W celu ułatwienia obliczeń, a także dla potrzeb sporządzania różnego rodzaju zestawień i sprawozdań, wynagrodzenie, składki na ubezpieczenia oraz potrącenia należy „rozbić” na poszczególne elementy składowe, a następnie wykazać w kwocie łącznej. Każda lista płac powinna zawierać sumę wszystkich pozycji wykazanych na liście płac dla wszystkich pracowników razem.


Lista płac to dowód na:

  • rozliczenie pracodawcy z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz zasiłków finansowanych z funduszu ubezpieczeń społecznych,
  • rozliczenie pracodawcy z zobowiązań wobec urzędu skarbowego.

Imienne karty wynagrodzeń

Pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Karta umożliwia pracodawcy kontrolę realizacji uprawnień pracowniczych, a pracownikowi sprawdzenie, czy otrzymał wszystkie należne mu świadczenia.


Może to być jedna uniwersalna karta do celów podatkowych, ubezpieczeniowych i emerytalno-rentowych, lub ewentualnie trzy oddzielne karty dla każdego celu osobno.

Imienne karty wynagrodzeń pracownika należą do podstawowej dokumentacji płacowej w każdym zakładzie pracy. Wszystko to, co zawierają listy płac oraz dane z ewidencji czasu pracy i zatrudnienia, powinno być sukcesywnie przenoszone co miesiąc do właściwej karty wynagrodzeń.

Pojedyncza karta zawiera dane jednego roku kalendarzowego w podziale na miesiące z sumowaniem rocznym.


Informacje zbiorcze w tych kartach, dotyczące danego roku kalendarzowego, służą odpowiednio celom podatkowym, ubezpieczeniowym i emerytalno-rentowym. Mogą być objęte kontrolą skarbową lub kontrolą ZUS.


Aby maksymalnie uprościć tę wtórną dokumentację płacową, można połączyć cele ubezpieczeniowe oraz emerytalno-rentowe, sprowadzając ilość kart wynagrodzeń do dwóch.

Karta przychodów

Dane z imiennej karty wynagrodzeń, prowadzonej do celów podatkowych (karty przychodów), są wykorzystywane przez pracodawcę do sporządzania informacji podatkowej PIT-11 oraz rocznego.


Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17.12.2002 r. w sprawie prowadzenia kart przychodów (Dz.U. Nr 219, poz. 1839) nie zawiera ustalonego wzoru tej karty, jedynie określa, jakie dane powinny się w niej znaleźć.


Zgodnie z nim karta przychodów powinna zawierać:

  • imię i nazwisko pracownika,
  • Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP),
  • numer PESEL,
  • miesiąc, w którym nastąpiła wypłata,
  • sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto (w gotówce i w naturze),
  • koszty uzyskania przychodów,
  • składkę na ubezpieczenia społeczne, tj. emerytalne, rentowe i chorobowe,
  • podstawę wyliczenia zaliczki w danym miesiącu,
  • razem dochód narastająco od początku roku (pracodawcy muszą kontrolować czy pracownicy nie przekroczyli kolejnego progu skali podatkowej),
  • kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy,
  • składkę na ubezpieczenie zdrowotne,
  • datę przekazania zaliczki na rachunek właściwego urzędu skarbowego.

Ponadto należy na niej umieścić informację dotyczącą:

  • oświadczenia pracownika dla celów obliczenia miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych,
  • informacji o obniżeniu podatku w związku ze wspólnym rozliczaniem małżonków lub osób samotnie wychowujących dzieci.
  • Powyższe dane stanowią minimum informacji, ale pracodawca zawsze może rozszerzyć ich zakres w pożądany dla siebie sposób.

Karta wynagrodzeń dla celów ubezpieczeniowych

Dane z imiennej karty wynagrodzeń, prowadzonej dla celów ubezpieczeniowych i emerytalno-rentowych, są wykorzystywane przez pracodawcę do sporządzania informacji i deklaracji rozliczeniowych do ZUS oraz zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagradzaniu (ZUS Rp-7) jako załącznika do wniosku o emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy.


  • Karta wynagrodzeń dla celów ubezpieczeniowych powinna zawierać:
  • imię i nazwisko pracownika,
  • Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP),
  • numer PESEL,
  • miesiąc, w którym nastąpiła wypłata,
  • sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto (składkowych i nieskładkowych),
  • podstawę składek społecznych,
  • podstawę składek emerytalnych i rentowych,
  • składki na ubezpieczenia społeczne, tj. emerytalne, rentowe i chorobowe,
  • podstawę składki zdrowotnej,
  • składkę na ubezpieczenie zdrowotne (odliczaną od wynagrodzenia i odliczaną od podatku),
  • kwoty wypłaconych zasiłków.

 

W karcie wynagrodzeń do celów ubezpieczeniowych należy umieścić informacje dotyczące zatrudnienia, tj. datę zatrudnienia, stanowisko, wymiar czasu pracy, wysokość i rodzaj wynagrodzenia.

Powinna się w niej znaleźć także adnotacja o przychodach z innego źródła, stanowiących podstawę składek ZUS. Powyższa informacja jest niezbędna do prawidłowego określenia podstawy składki emerytalnej i rentowej w sytuacji, przekroczenia kwoty granicznej.