Mlody Ksiegowy
Edukadr szkolenia

Jazdy lokalne-"kilometrówka"

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu wynika bezpośrednio z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W art. 23 ust. 1 pkt 46 u.p.d.o.f. ustawodawca uwarunkował uznanie części wydatków, związanych z eksploatacją samochodu osobowego, prowadzeniem takiej ewidencji. Pojęcie samochodu osobowego zdefiniowane jest w art. 5a pkt 19 u.p.d.o.f.

Pamiętać należy, że o ewidencji przebiegu pojazdu mowa jest tylko w przypadku samochodów osobowych niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych. Jest to istotne, ponieważ w przypadku samochodów wprowadzonych do tej ewidencji wydatki z nimi związane uznajemy w całości za koszty uzyskania przychodu.


Warte podkreślenia jest to, że w przypadku samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, a co za tym idzie, zgodnie z art. 23 ust. 3b u.p.d.o.f., jako kosztu uzyskania przychodu nie uznajemy części wydatków związanych z jego eksploatacją, lecz całość ponoszonych wydatków.


A oto definicja samochodu osobowego zawarta w przepisach u.p.d.o.f. (art. 5a pkt 19).

Samochodem osobowym jest pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem:

  1. pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowanego na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van,
  2. pojazdu samochodowego mającego więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u którego długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza 50% długości pojazdu; dla obliczenia proporcji, o której mowa w zdaniu poprzednim, długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków,
  3. pojazdu samochodowego, który ma otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków,
  4. pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,
  5. pojazdu samochodowego będącego pojazdem specjalnym w rozumieniu przepisów prawa o ruchu drogowym o przeznaczeniach wymienionych w załączniku nr 9 do ustawy o podatku od towarów i usług.

Czas wyjaśnić pojęcie "części wydatków związanych z eksploatacją samochodu". Otóż poniesione, w związku z używaniem w działalności gospodarczej samochodu osobowego, dla którego prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu, wydatki uznajemy za koszty uzyskania przychodów nie w całości, lecz w takiej kwocie, jaka wynika z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu przez stawkę za 1 km przebiegu. Stawka ta określona jest w odrębnych przepisach i uwzględnia pojemność silnika.

Od 14 listopada 2007 r. stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu wykorzystywanego do celów służbowych, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. 2002, nr 27, poz. 271 ze zm.) wynoszą:

  1. dla samochodu osobowego:
  • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
  • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,
  1. dla motocykla - 0,2302 zł,
  2. dla motoroweru - 0,1382 zł.

Pracodawca ustala miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne. Wysokość limitu uzależniona jest od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony i wynosi:

  • 300 km - do 100.000 mieszkańców,
  • 500 km - ponad 100.000 do 500.000 mieszkańców,
  • 700 km - ponad 500.000 mieszkańców.



ZAPAMIĘTAJ:

Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. Ona też powinna potwierdzać, na koniec każdego miesiąca, przebieg pojazdu. W razie braku ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika, z tytułu używania samochodów na potrzeby prowadzonej działalności, nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Zgodnie z ustawowym zapisem (art. 23 ust. 7 u.p.d.o.f.), ewidencja przebiegu pojazdu (patrz: Wzory - Ewidencja przebiegu pojazdu) powinna zawierać co najmniej następujące dane:

  1. nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  2. numer rejestracyjny pojazdu,
  3. pojemność silnika,
  4. kolejny numer wpisu,
  5. datę wyjazdu,
  6. cel wyjazdu,
  7. opis trasy (skąd - dokąd),
  8. liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  9. stawkę za 1 km przebiegu,
  10. kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  11. podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Zadaniem podatnika jest rejestrowanie w ewidencji wszystkich służbowych wyjazdów.
Łatwo się przekonać, że powadzenie ewidencji nie powinno sprawiać żadnych kłopotów. Po wpisaniu wszystkich wyjazdów w danym miesiącu należy pamiętać o podsumowaniu kolumn zawierających informacje o ilości przejechanych łącznie kilometrów oraz wartości poszczególnych iloczynów przejechanych kilometrów i stawki za 1 km.

Sama ewidencja to, jednak, nie wszystko. Nie zawiera ona, przecież, poniesionych wydatków, których odpowiednią część uznać można za koszty uzyskania przychodów. Aby obliczyć, jakie wydatki uznane zostaną za koszty, należy sporządzić zestawienie kosztów poniesionych w związku z eksploatacją samochodu (patrz: Wzory - Zestawienie kosztów eksploatacji samochodu).


Sporządzenie takiego zestawienia również nie jest trudne. Początkowo trochę kłopotów może przysporzyć obliczenie "
Kwoty wydatków do zaliczenia w ciężar kosztów miesiąca..." ale i z tym problemem łatwo można sobie poradzić.
Przede wszystkim, w poszczególne wiersze zestawienia należy wpisać wszystkie wydatki związane z eksploatacją samochodu osobowego, dla którego prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu.
Warto, przy okazji, przypomnieć, że, zgodnie z u.p.t.u., od zakupionego paliwa podatnik nie ma prawa odliczyć podatku naliczonego. Oznacza to, że do zestawienia wpisana powinna być kwota brutto z faktury otrzymanej od sprzedawcy paliwa. Nie ma problemu z odliczeniem VAT od zakupionych części do samochodu czy dokonanych napraw samochodu. W takim przypadku w zestawieniu znajdzie się kwota netto z faktury.

Po wpisaniu do poszczególnych wierszy zestawienia wszystkich faktur i rachunków dotyczących wydatków związanych z samochodem, następnym krokiem będzie podsumowanie wpisanych kwot, a więc, wypełnienie wiersza "
Podsumowanie wydatków za ...............".
Od tego momentu rozpoczyna się obliczenie kwoty, jaką należy zaewidencjonować w PKPiR, jako koszt eksploatacji samochodu.
Z wierszami: "Wydatki faktycznie poniesione w poprzednich miesiącach, t.j.........." oraz "Wydatki faktycznie poniesione od początku roku, t.j. od............ do............" nie powinno być żadnego problemu - wystarczy, w pierwszym przypadku wpisać kwotę z poprzedniego zestawienia z wiersza "Wydatki faktycznie poniesione od początku roku, t.j. od......... do.........", a w drugim przypadku do wpisanej kwoty dodać kwotę wydatków z bieżącego miesiąca. Zwracam uwagę na to, że cały czas mowa jest o kwotach faktycznie poniesionych. Nie ma mowy, na razie, o żadnych ograniczeniach tzw. "kilometrówką".
Następny wiersz to "Kwota wynikająca z "Ewidencji przebiegu pojazdu" za okres od.............. do............... r." W tym momencie, właśnie, obowiązkiem sporządzającego zestawienie jest uwzględnienie przebiegu samochodu w poszczególnych miesiącach. Jeżeli do tej pory jeszcze, do omówionej wcześniej ewidencji, nie zostały wpisane trasy i ilości kilometrów przebiegu samochodu, teraz należy to zrobić koniecznie.
Aby dokonać wpisu w wierszu "Limit wydatków, jakie mogą być zaliczone w ciężar kosztów za okres od................. do................. r." należy porównać kwoty z dwóch wierszy: 1. "Wydatki faktycznie poniesione od początku roku czyli za okres od................. do.............. r." i 2. "Kwota wynikająca z "Ewidencji przebiegu pojazdu" za okres od................ do................ r.". Mniejszą z tych kwot wpisuje się, właśnie, jako wspomniany limit wydatków. Co oznacza takie porównanie i dlaczego należy go dokonać? Otóż chodzi o to, że w rozważaniach brane były pod uwagę dwie wielkości wyrażone w złotych: pierwsza to suma wszystkich wydatków, jakie poniesione zostały w związku z eksploatacją samochodu (paliwo, części, naprawa, ubezpieczenie, itp.), druga wielkość to iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr.

Wspomniane na wstępie przepisy mówią o tym (przypomnijmy), że za koszt uzyskania przychodów uznać należy tę część wydatków, która ma "pokrycie" w przejechanych kilometrach. Po to, właśnie, porównywane są obie wielkości (podkreślam, że chodzi o wielkości narastające za okres od ... do ...), aby do limitu zaliczyć mniejszą z nich. Oznacza to, że jeżeli, np. wydatki były duże, podatnik przejechał małą ilość kilometrów (co po pomnożeniu przez stawkę za 1 km da małą kwotę), za koszt uznać można tylko część wydatków do wysokości kwoty iloczynu kilometrów i stawki za 1 km. Jeżeli, zaś wydatki były małe, natomiast ilość przejechanych kilometrów - duża, automatycznie iloczyn kilometrów i stawki za 1 km będzie kwotą większą niż kwota wydatków, a wtedy całą kwotę wydatków będzie można uznać za koszt uzyskania przychodów.

Kolejne dwa wiersze zestawienia to już tylko zwykła matematyka - w wiersz "K
wota wydatków zaliczonych w ciężar kosztów w poprzednich miesiącach" wpisuje się sumę wszystkich wydatków z poprzednich miesięcy zaliczonych w ciężar kosztów, a w wiersz "Kwota wydatków do zaliczenia w ciężar kosztów miesiąca................ r." - różnicę między limitem określonym wcześniej a sumą wydatków dotychczas uznanych za koszt.

Do prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu oraz zestawienia wydatków związanych z eksploatacją samochodu, niezbędny jest trzeci dokument będący pomocniczym podsumowaniem (patrz: Wzory - Roczne zestawienie kosztów użytkowania samochodu). Zestawienie takie daje pełny obraz eksploatacji używanego w działalności gospodarczej samochodu osobowego.