Mlody Ksiegowy
Edukadr szkolenia

Samochód osobowy w firmie-krótki poradnik.

 

 

Samochód osobowy w firmie – środek trwały, kilometrówka lub wyposażenie.

 

Przedsiębiorca może wprowadzić do swojej działalności samochód osobowy na kilku zasadach. Może być właścicielem auta, współwłaścicielem, oraz poprzez leasingowanie samochodu osobowego. Leasing jest obszernym oddzielnym tematem, natomiast my w poniższym artykule zajmiemy się ogólnymi zasadami dotyczącymi kilometrówki, wyposażenia lub traktowania samochodu osobowego jako środka trwałego.

 

Do ewidencji środków trwałych podatnik może wprowadzić samochód osobowy jeśli jest jego właścicielem lub współwłaścicielem oraz jeśli samochód będzie wykorzystywany w działalności gospodarczej dłużej niż rok. Do zaliczenia samochodu osobowego jako majątku trwałego firmy, ważna jest jego wartość. Jeśli wartość nabycia samochodu przekroczy:

 

  • 3500 zł – podatnik ma obowiązek zaliczyć samochód do środków trwałych firmy.

 

Jeżeli wartość samochodu osobowego jest niższa niż 3500 zł a powyżej 1500 zł:

 

  • Samochód osobowy stanowi wyposażenie firmy i może być ujęty w ewidencji wyposażenia.

 

Samochód osobowy o wartości poniżej 3500 zł może zostać:

 

  • Zaliczony do kosztów w miesiącu oddania go do używania;
  • Zaliczony do środków trwałych i być amortyzowany zgodnie z ogólnymi przepisami;
  • Zaliczony do środków trwałych i zostać jednorazowo zamortyzowanym w miesiącu oddania go do używania.

 

Przykład: Przedsiębiorca X, na podstawie faktury wykupu po zakończonym leasingu zdecydował się wprowadzić samochód do majątku formy. Kwota wykupu na fakturze to 350zł. Kwotę tą wykazał w ewidencji środków trwałych i w miesiącu wprowadzenia samochodu do używania wartość wykupu jako jednorazowa amortyzacja została zaewidencjonowana w kolumnie 13 kpir.

 

Samochód osobowy może również nie zostać zaliczony do środków trwałych jeśli, wartość nabycia samochodu przekroczy 3500 zł ale przewidywany okres jego używania w firmie nie przekroczy 1 roku. Wówczas wydatek ten zostanie ujęty bezpośrednio w kosztach w dacie nabycia.

 

WAŻNE! Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na wykorzystywanie samochodu w firmie dłużej niż rok, a pierwotnie kwotę nabycia w całości wykazał w kosztach firmy, wówczas ma obowiązek w pierwszym miesiącu, w którym ten rok upłynął, zaliczyć samochód do środków trwałych. Następnie podatnik ma obowiązek skorygować koszty o różnicę między wartością wpisaną już w koszty, a sumę odpisów amortyzacyjnych, które powinny być naliczane, gdyby samochód był amortyzowany od początku oraz naliczyć i wpłacić do urzędu skarbowego odsetki.

 

W działalności gospodarczej przedsiębiorca może również wykorzystywać samochód, który:

 

  • Jest samochodem prywatnym przedsiębiorcy;
  • Wykorzystywany jest na podstawie umowy najmu, dzierżawy, użyczenia ( z wyjątkiem samochodów leasingowanych.

 

W sytuacji, gdy przedsiębiorca zdecyduję się korzystać z samochodu prywatnego w firmie (z wyjątkiem leasingu), zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu-tzw. „kilometrówki”. Księgowanie kosztów związanych z eksploatacją samochodu przy „kilometrówce” jest ograniczone i o tym podatnik musi pamiętać. Kosztami uzyskania przychodów nie będą stanowić wydatki przekraczające kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr (stawki określone są odrębnymi przepisami).

 

 

 

Jak już wcześniej zostało zaznaczone, do ustalenia faktycznych kosztów podatnik powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Ewidencja ta nie ma określonego wzoru, natomiast musi zawierać co najmniej następujące dane:

 

-imię i nazwisko oraz adres osoby używającej pojazd;

 

-nr rejestracyjny pojazdu;

 

-pojemność silnika;

 

-kolejny nr wpisu;

 

-datę wyjazdu oraz cel;

 

-opis skąd-dokąd;

 

-liczbę przejechanych kilometrów oraz stawkę za 1 km;

 

-podpis i dane podatnika.

 

Stawki za 1 km wynoszą obecnie:

 

  • Auta o pojemności do 900cm3 – 0,5214zł;
  • Auta o pojemności powyżej 900cm3 – 0,8358zł.

 

Do prawidłowego ustalenia kosztów z tytułu eksploatacji auta w firmie potrzebne jest porównywanie dwóch wartości:

 

  • Kwotę narastająco, która wynika z przemnożenia kilometrów przejechanych razy stawka za kilometr;
  • Narastająco kwotę wydatków eksploatacyjnych wynikających z faktur za te wydatki.

 

Limit kosztów określa „kilometrówka”, czyli przemnożone przez stawkę za kilometr przejechane faktyczne odległości.

 

Jeśli w danym miesiącu kwota wydatków z tytułu eksploatacji samochodu będą niższe niż limit kilometrówki, niewykorzystaną część „przenosimy” na kolejny miesiąc. Gdy wydatki w danym miesiącu będą wyższe niż limit, nadwyżkę uwzględnimy w kolejnym miesiącu, jeśli limit kilometrówki na to pozwoli.

 

 

 

W praktyce koszty utrzymania samochodu są bardzo wysokie (choćby przez cenę paliwa), stąd w większości przypadków w kosztach podatnicy księgować będą kwotę kilometrówki.

 

 

 



Zagadnienie

Podatkowe korzyści i problemy

 

Środek trwały

Leasing

Najem

Prywatny właściciela

Wartość samochodu – koszty uzyskania przychodu

Wydatek na nabycie nie stanowi kosztu uzyskania przychodu. Amortyzacja. Samochody używane lub ulepszone – amortyzacja przyspieszona. Limit amortyzacji - 20’000 euro dla samochodów osobowych. Samochody nieosobowe - możliwość jednorazowej amortyzacji do 50.000 euro rocznie (dotyczy małych podatników). Nowa definicja samochodu osobowego od 2007r.

Możliwość zaliczenia do kosztów wysokiej wpłaty początkowej, oraz czynszów leasingowych. Samochód osobowy poleasingowy rzadko osiąga wartość 20’000 euro związaną z limitem amortyzowania. Wyjątek – leasing kapitałowy traktowany jak zakup. W stosunku do samochodów osobowych leasing nadal pozostaje najatrakcyjniejszym rozwiązaniem. Od 2007 roku opłata wstępna u podatników prowadzących księgi rachunkowe musi być rozliczana międzyokresowo, czyli proporcjonalnie przez cały okres leasingu.

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu czynszów najmu, nie następuje jednak nabycie pojazdu.

Wydatki na nabycie nie stanowią kosztów uzyskania przychodu

 

Sprzedaż po okresie używania

Stanowi przychód opodatkowany – z zaliczeniem wartości nie zamortyzowanej w koszty.

Z reguły wartość wykupu jest o wiele niższa, niż cena rynkowa, zatem sprzedaż powoduje powstanie znaczącego dochodu. Można jednak wykupić prywatnie. Z drugiej strony w świetle ostatnich wyroków NSA wykup w ramach umowy leasingu będzie raczej traktowany jako wykup na cele przedsiębiorstwa, bo w ramach umowy, jaką przedsiębiorstwo zawarło.

Nie następuje nabycie pojazdu.

Po upływie sześciu miesięcy kalendarzowych używania można odsprzedać bez podatku, nawet z dużym zyskiem.

 

Dokumentowanie wydatków

Brak szczególnych obowiązków. Faktury za paliwo – z numerem rejestracyjnym. Nakłady nieremontowe powyżej 3500zl zwiększają amortyzowaną wartość początkową.

Brak szczególnych obowiązków. Faktury za paliwo – z numerem rejestracyjnym. Nakłady nieremontowe powyżej 3500zl stanowią środek trwały - inwestycję w obcym środku trwałym.

Obowiązek prowadzenia kilometrówki dla samochodów osobowych i innych o ładowności do 3,5 t (z wyjątkami). Wysoki czynsz najmu nie zawsze zmieści się w limicie wynikającym z kilometrówki. Faktury za paliwo – z numerem rejestracyjnym. Nakłady nieremontowe powyżej 3500zl stanowią środek trwały - inwestycję w obcym środku trwałym

Obowiązek prowadzenia kilometrówki dla samochodów osobowych i innych o ładowności do 3,5 t (z wyjątkami). Faktury za paliwo – z numerem rejestracyjnym. Nakładów nie związanych z używaniem pojazdu dla celów służbowych nie zaliczamy w koszty.

 

Podatek VAT od wartości samochodu.

Ograniczenia w odliczeniu VAT przy zakupie w stosunku do samochodów osobowych i innych o ładowności do 3,5 t (z wyjątkami) do 60% podatku, nie więcej niż 6000zł. W przypadku samochodów osobowych zakupionych po 30.04.2004r. sprzedaż po półrocznym używaniu jest zwolniona z VAT, jednak przed upływem pięciu lat od nabycia niezbędna będzie korekta VAT naliczonego przy zakupie.

Ograniczenia w odliczeniu VAT w stosunku do samochodów osobowych i innych o ładowności do 3,5 t (z wyjątkami) do 60% podatku z faktury, nie więcej niż 6000zł w całym okresie leasingu - w leasingu operacyjnym. Leasing kapitałowy traktowany jest jak zakup.

Nie następuje nabycie. Odliczamy VAT od tych wydatków, które mogą stanowić koszt uzyskania przychodu..

Odliczamy VAT od tych wydatków, które mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Przy odsprzedaży VAT nie wystąpi.

 

Podatek VAT od kosztów eksploatacji

Brak prawa do odliczenia podatku VAT przy zakupie paliw do samochodów osobowych i innych o ładowności do 3,5 t (z wyjątkami). Przy silnikach hybrydowych czy elektrycznych VAT od energii elektrycznej odliczamy zawsze w całości.