Mlody Ksiegowy
Edukadr szkolenia

Warunki wystawiania faktur i e-faktur.

Przedsiębiorcy wystawiając faktury-dość często nie mają świadomości jakie warunki należy spełnić wypisując ten dokument, by wszystko było zgodnie z prawem, zwłaszcza w odniesieniu do e-faktur. Oto zasady, z którymi podatnicy powinni się zapoznać.

 

  • Autentyczność i integralność treści dwie najważniejsz zasady. Autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy bądź wystawcy faktury, natomiast integralność treści, oznacza, że w dokumencie nie zmieniono danych. (data wystawienia, kolejny numer, dane kontrahentów, nazwy towarów/usług itp.)

Osoba wystawiająca faktury ma obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury oraz integralności treści, a faktura powinna zawierać niezbędne, określone w ustawie elementy.

  • Faktura zapisana jako dokument PDF. – e-faktury. Zmiany w ustawie o podatku VAT z 1 stycznia 2013r. zrównują ze sobą faktury i e-faktury. Ułatwienia dotyczą również sposobu wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur. Zatem można wystawić fakturę i wysłać w formacie PDF- ważne by zabezpieczyć plik przed niezmienialnością zawartych w nim informacji. Ważne by zachować integralność, autentyczność oraz czytelność faktury.
  • Format faktury- nie ma znaczenia format faktury o ile została zachowana zasada integralności oraz autentyczności dokumentu. Nie jest istotne rozmieszczenie i układ poszczególnych danych na fakturze (np. w sytuacji wysyłania dokumentu elektronicznie-gdy zostanie on odebrany przez kontrahenta, a po wydrukowaniu oba dokumenty będą rozmieszczeniem danych się różnić). Ważne by zawarte były dane wymagane przez ustawodawcę.
  • Podatnicy mają obowiązek przechowywania faktur oraz e-faktur od momentu wystawienia lub otrzymania, do chwili zakończenia ustawowego czasu ich przetrzymywania (5 lat). W czasie ich przetrzymywania nie można na fakturach dokonywać żadnych zmian. Można przechowywać faktury również na nośnikach, ważne by skany były zabezpieczone na dyskach przed możliwymi zmianami zawartych na nim dokumentów.
  • Faktury można wystawić na serwerze, tak aby nabywca miał możliwość ich pobierania. Należy zabezpieczyć tylko dokument przed zmianami danych.

Zatem pomimo wielu ułatwień w sposobie wystawiania faktur oraz przesyłania i przechowywania ich-podatnik ma obowiązek dopilnowania dwóch zasad-autentyczności i integralności dokumentu.