Mlody Ksiegowy
Edukadr szkolenia

Dokumentacja VAT.

Przepisy ustawy z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz
o podatku akcyzowym (Dz.U. nr 11, poz. 50 z późn. zm.) nakładają na podatników ściśle określone obowiązki dokumentowania oraz ewidencjonowania sprzedawanych przez nich towarów i usług. Dokumenty księgowe wystawiane przez podatników VAT potwierdzają przede wszystkim dokonanie sprzedaży towarów lub usług. Wystawiony przez sprzedawcę dokument, stanowiący dla niego potwierdzenie wysokości obrotu i co za tym idzie kwoty VAT należnego, dla drugiej strony transakcji jest podstawą do wykazania podatku naliczonego.

Wpro­wadzony podatek od towarów i usług VAT, wzorowany na systemach już obowiązujących i sprawdzonych w Europie Zachodniej, jest podatkiem wielofazowym, pobie­ranym w każdej fazie obrotu, od surowca do gotowego wyrobu.                        

Podstawową zasadą VAT-u jest prawo do potrącania z wartości podatku należnego w danej fazie obrotu, podatku naliczonego, tzn. zapłaconego już w fazie poprzedniej, a także prawo do zwrotu ewentualnej nadpłaty z budżetu państwa.

W konsekwencji podatnik płaci jedynie podatek od wartości dodanej, jaka powstała w jego fazie obrotu, obciążając nim zresztą kolejnego nabywcę swojego towaru. Dopiero konsument, płacąc cenę, płaci zawartą w niej całość podatku bez możliwości jego odliczenia lub zwrotu.

Funkcjonowanie tego podatku uwarunkowane było wprowadzeniem powszechnego obowiązku wystawiania faktur VAT, na których prócz ceny brutto wyodrębniony został w od­dzielnej pozycji składnik tej ceny - kwota podatku należnego VAT. Nie jest on ukryty w cenie i w każdej fazie obrotu jest łatwy do określenia.

 

Faktury VAT

Faktura VAT jest podstawowym dokumentem stosowanym w rozrachunkach
z kontrahentami z tytułu zakupu i sprzedaży towarów i usług. Jest ona podstawowym dokumentem sprzedaży wystawianym przez podatnika podatku od towarów i usług.

PAMIĘTAJ! — Jeżeli jesteś zwolniony z podatku, nie wolno Ci wystawiać faktury VAT. Je­żeli to zrobisz, stajesz się automatycznie płacącym podatek VAT, z całą konsekwencją niedo­trzymania terminu rejestracji i braku szczegółowej ewidencji sprzedaży. Nabywcy Twoich to­warów i usług nie mają prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT z takich faktur.

By wystawić fakturę VAT, musisz:

  • posiadać numer identyfikacji podatkowej NIP (lub tymczasowy),
  • nie korzystać ze zwolnień podmiotowych (obrót poniżej limitu),
  • nie wykonywać wyłącznie czynności zwolnionych przedmiotowo.

Fakturę VAT wystawiasz wszystkim swoim odbiorcom, niezależnie od tego czy są vatowcami, czy nie. W przypadku faktur wystawianych:

  • odbiorcom energii elektrycznej, cieplnej, gazu przewodowego, wody z sieci i dowożo­nej beczkowozami oraz usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych, odprowa­dzania i oczyszczania ścieków, a także wywozu nieczystości stałych
    • nabywcom eksportowanych towarów i usług,
    • przedstawicielom dyplomatycznym, urzędom konsularnym, ich personelowi i innym osobom zrównanym z nimi na podstawie odrębnych przepisów, nie jest wymagany NIP i podpis odbiorcy. W pierwszej wymienionej grupie (dostawcy ener­gii...) nie jest także wymagany podpis wystawcy faktury, jeżeli pozostałe dane identyfikują go dostatecznie. Także w przypadku gdy nabywcami są osoby fizyczne i rolnicy nie jest wymagany ich NIP, ale faktura musi być przez nabywcę czytelnie podpisana.

Podatnicy podatku od towarów i usług powinni dokumentować sprzedaż towarów i świadczenie usług fakturami, stwierdzającymi w szczególności sprzedaż towarów, jej datę, cenę jednostkową bez podatku, wartość sprzedaży, kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

U nabywców (podatników VAT) otrzymywane faktury stanowią podstawę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony w nich określony, natomiast u podatników zwolnionych od tego podatku stanowić będą dokument potwierdzający zakup towaru bądź usługi, wykorzystywany na potrzeby podatku dochodowego.

 

Elementy faktury

Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

  • imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, numery identyfikacji podatkowej lub numery tymczasowe sprzedawcy i nabywcy   (tych danych nabywcy nie musi zawierać faktura wystawiana na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej),
  • dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę
    wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT,
  • nazwę towaru lub usługi,
  • jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
  • wartość sprzedanych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku (wartość   sprzedaży netto),
  • stawki podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na
    poszczególne stawki podatkowe i zwolnionych od podatku,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług)
    z podziałem na     kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych,
  • wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość     sprzedaży brutto) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek   podatkowych lub zwolnionych od podatku,
  • kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie,
  • czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub
    podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.

 

 

Faktury wystawiane przez małych podatników, zawierają dodatkowo:

  • oznaczenie „FAKTURA VAT – MP”,
    • termin płatności należności określonej w fakturze.
    • Sprzedawca może określić w fakturze również kwoty podatku dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych towa­rów i usług wykazanych w tej fakturze; w tym przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsu­mowania jednostkowych kwot podatku.
      • Wyszczególnienie w fakturze kwot podatku nie jest wymagane, jeżeli sprzedaż podlega opodatkowaniu, a wartość sprzedaży wraz z podatkiem jest niższa od:

6,18 zł - w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 3%,

6,42 zł - w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 7%,

6,72 zł - w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 12%,

7,32 zł - w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 22%.

  • Faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu.
  • Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, końcówki 0,5 grosza 1 wyższe zaokrągla się do 1 grosza.
  • Podatnik, który posługuje się numerem tymczasowym, ma obowiązek uzupełnić dane, przez dopisanie przy tym numerze wyrazu REGON lub PESEL
  • W przypadku sprzedaży w kraju towarów lub usług objętych stawką niższą od określonej w art. 18 ust. 1 ustawy i towarów lub usług zwolnionych od podatku dane obejmują również symbol towaru lub usługi, określony w klasyfikacjach.
  • Zamieszczenie w fakturze danych dotyczących nabywcy, nie jest wymagane, jeżeli nabywca złoży sprzedawcy pisemne oświadczenie, w którym upoważni go do wystawienia faktur bez podpisu osoby uprawnionej do otrzymania faktury.
  • Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą
    w formie indywidualnych gospodarstw rolnych mogą nie zawierać danych dotyczących nabywcy (określone w
    §35 ust.1 pkt 2).

Należy pamiętać, iż tylko prawidłowo wystawiona faktura stanowi podstawę do odliczenia wykazanego w niej podatku naliczonego.

Zasady wystawiania faktur

 

Fakturę VAT wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach. Sprzedawca zostawia sobie egzemplarz oznaczony słowem KOPIA, natomiast nabywca otrzymuje egzemplarz oznaczony słowem ORYGINAŁ.

Przepisy o VAT nie zabraniają wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż na rzecz kilku nabywców oraz wystawienia faktury przez kilku podatników dokonujących wspólnie sprzedaży.

Warto także pamiętać, iż:

  • kwoty wykazane w fakturach zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza,
  • faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych wlewanych do baku samochodu powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu,
  • w przypadku towarów lub usług objętych stawką niższą od podstawowej oraz towarów lub usług zwolnionych od podatku, nazwa towaru lub usługi w fakturze powinna obejmować również symbol towaru lub usługi, określony
    w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej, chyba że ustawa lub przepisy wykonawcze do ustawy nie powołują tego symbolu,
  • faktura nie musi zawierać wyszczególnionych kwot podatku, jeżeli sprzedaż podlega opodatkowaniu, a wartość sprzedaży wraz z podatkiem jest niższa od: 6,42 zł - w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 7 proc.; 7,32 zł -
    w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 22 proc.,
  • oryginały i kopie faktur (faktur korygujących), not korygujących oraz duplikaty tych dokumentów, należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku,
    w którym wystawiono te dokumenty.

W praktyce często zdarza się, że nabywca nie ma bezpośredniej styczności ze sprzedawcą. Aby ułatwić obrót w takich przypadkach, przepisy zezwalają na złożenie przez nabywcę pisemnego oświadczenia, w którym sprzedawca uprawniony zostaje do wystawiania faktur bez podpisu osoby upoważnionej do otrzymywania tego dokumentu.

Dokumenty uważane za faktury

Za faktury VAT ustawodawca uważa również inne dokumenty handlowe, takie jak:

  • bilety jednorazowe, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, jeżeli zawierają następujące dane: nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy, numer i datę wystawienia biletu, odległość taryfową nie mniejszą niż 50 km, kwotę należności wraz z podatkiem, kwotę podatku.
  • dowody zapłaty za usługi radiokomunikacji przywoławczej, jeżeli zawierają następujące dane: nazwy i numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, kwotę należności wraz z podatkiem, kwotę podatku,
  • dokumenty dotyczące usług bankowych i ubezpieczeniowych zwolnionych od podatku, jeżeli zawierają co najmniej następujące dane: określenie usługodawcy i usługobiorcy, numer kolejny i datę ich wystawienia, nazwę usługi, kwotę której dotyczy dokument,
    • dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, Jeżeli zawierają następujące dane: nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy, numer kolejny i datę wystawienia, nazwę autostrady za przejazd, którą pobierana jest opłata, kwotę należności wraz z podatkiem, kwotę podatku.
    • rachunki ( o których mowa w art.87-90 ustawy z 29.08.97).

Szczególnego rodzaju fakturami VAT są dokumenty handlowe (faktury) na podstawie których następuje rozliczenie między komisantem a komitentem lub stronami innej umowy o podobnym charakterze, jeżeli ich przedmiotem jest eksport lub import towarów. Taka faktura poza podstawowymi danymi powinna dodatkowo zawierać numer i datę wystawienia dokumentu celnego, numer i datę wystawienia dokumentu handlowego (faktury) dla kontrahenta zagranicznego lub przez kontrahenta zagranicznego oraz wartość towaru i usługi, obliczoną po kursie walut obcych zastosowany w dokumencie celnym.

Szczególnego rodzaju fakturami są również faktury wystawiane przez organy egzekucyjne oraz komorników sądowych dokonujących na podstawie przepisów kodeksu postępowania cywilnego sprzedaży towarów i wystawiających w związku z tym w imieniu dłużnika i na jego rachunek faktury, potwierdzające dokonanie sprzedaży tych towarów.

 

Faktura VAT KOMIS

W przepisach przewidziano szczególny rodzaj faktury w przypadku dokonywania sprzedaży komisowej. Mianowicie komisant dokonujący sprzedaży towarów w wykonaniu umowy komisu wystawia fakturę oznaczoną jako VAT KOMIS. Kopię faktury komisant przekazuje komitentowi, zachowując jedną kopię w swojej ewidencji. Za fakturę u komitenta uważa się również dokument handlowy (fakturę), na podstawie którego następuje rozliczenie między stronami umowy komisu. Dokument zawiera dane określone dla typowej faktury VAT, przy czym poszczególne wartości dotyczące towaru powinny wynikać z faktury VAT KOMIS.

Faktura VAT RR

Faktura VAT RR służy dokumentowaniu zakupów produktów rolnych od rolnika ryczałtowego. Wystawiana jest przed nabywcę (a nie jak w innych sytuacjach przez sprzedawcę) w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał przekazywany jest sprzedawcy. Faktura VAT RR powinna zawierać:

  • imię i nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
  • numery identyfikacji podatkowej lub numer PESEL sprzedawcy i nabywcy,
  • numer dowodu osobistego sprzedawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał dokument, jeżeli rolnik ryczałtowy jest osobą fizyczną,
  • datę dokonania zakupu oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury,
  • nazwę zakupionych produktów rolnych,
  • jednostkę miary i ilość zakupionych produktów rolnych oraz oznaczenie (opis) klasy lub jakości tych produktów,
  • cenę jednostkową zakupionego produktu rolnego, bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku,
  • stawkę zryczałtowanego zwrotu podatku,
  • kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku od wartości zakupionych produktów rolnych,
  • wartość zakupionych produktów rolnych wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku,
    • kwotę należności ogółem wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku wyrażoną cyfrowo i słownie,
    • czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.

Faktura VAT RR powinna zawierać również oświadczenie: „Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym".

Faktura wewnętrzna

Dokumentowanie fakturami wewnętrznymi dotyczy takich czynności, jak: świadczenie usług na potrzeby reprezentacji i reklamy; przekazanie lub zużycie towarów na potrzeby reprezentacji i reklamy;

przekazanie przez podatnika towarów oraz świadczenie usług na potrzeby osobiste podatnika.

wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, a także zatrudnionych przez niego pracowników oraz byłych pracowników; darowizna towarów; świadczenie odpłatnych usług bez pobrania należności.

Faktura wewnętrzna może być wystawiona w jednym egzemplarzu i jest podpisywana tylko przez osobę upoważnioną do jej wystawienia

Termin wystawiania faktur

Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania (dostarczenia), przekazania, zamiany, darowizny towaru lub wykonania usługi.

Fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. W przypadku gdy sprzedawca określi w fakturze jedynie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę ją dokumentującą można wystawić do 7 dnia następnego miesiąca.

Termin wystawienia faktury wiąże się ściśle z momentem powstania obowiązku podatkowego. W niektórych przypadkach szczególnego momentu powstania obowiązku podatkowego, a także w przypadku umowy komisu, fakturę wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego, nie wcześniej jednak niż 30 dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego.

Jeżeli natomiast sprzedawca otrzymał przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi jednorazowo lub w ratach co najmniej połowę ceny, obowiązany jest wystawić fakturę nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano od nabywcy kwotę wynoszącą co najmniej 50 proc. ceny brutto towaru lub usługi. Fakturę wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym pobrano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną zaliczkę (przedpłatę, zadatek lub ratę) przekraczającą kwotę wynoszącą co najmniej 50 proc. ceny brutto towaru lub usługi.

Faktury i noty korygujące

 

Jeżeli podatnik stwierdził w wystawionej fakturze pomyłkę w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, wystawia fakturę korygującą. Inne błędy mogą być korygowane notą wystawioną przez jedną ze stron transakcji.

Faktura korygująca

Przy fakturach korygujących zastosowanie mają zasady obowiązujące przy wystawianiu faktur typowych, takie jak zaokrąglenia, wykazywanie symboli, okres przechowywania. Elementy faktur korygujących oraz tryb postępowania uzależnione są od przyczyn, które są podstawą ich wystawienia.

Faktura korygująca wystawiana w przypadku przyznania rabatu powinna zawierać co najmniej:

  • numer kolejny oraz datę wystawienia,
  • dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca, czyli imiona i nazwiska lub nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, numery identyfikacji podatkowej lub numery tymczasowe nabywcy i sprzedawcy, dzień, miesiąc i rok lub miesiąc i rok dokonania sprzedaży, datę wystawienia faktury i kolejny numer korygowanej faktury oraz nazwę towaru lub usługi objętych rabatem,
    • kwotę i rodzaj udzielonego rabatu,
    • kwotę zmniejszenia podatku należnego,
    • czytelny podpis osoby uprawnionej do wystawienia faktury korygującej lub podpis oraz imię i nazwisko tej osoby.

Należy pamiętać o tym, iż faktury korygujące powinny zawierać wyraz KOREKTA lub wyrazy FAKTURA KORYGUJĄCA.

Nabywca otrzymujący fakturę korygującą jest zobowiązany do zmniejszenia podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc, w którym fakturę tę otrzymał lub w miesiącu następnym. Sprzedawca zaś w miesiącu wystawienia faktury korygującej w deklaracji VAT-7 obniża podatek należny od dokonanej sprzedaży o podatek wynikający z wystawionej faktury.

Przedstawione zasady postępowania dotyczące rabatów mają zastosowanie również:

  • w przypadku zwrotu nabywcy kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach,
  • w sytuacji zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat podlegających opodatkowaniu,
  • w przypadku zwrotu towaru przez kupującego.

Fakturę korygującą wystawia się także w związku z podwyższeniem ceny. Oprócz podstawowych elementów wymienionych wyżej faktura taka powinna zawierać: nazwę towaru lub usługi objętych   podwyżką ceny; kwotę podwyższenia ceny bez podatku; kwotę podwyższenia podatku należnego.

Obowiązek wystawienia faktury korygującej powstanie także wtedy, jeżeli stwierdzona zostanie pomyłka w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź jakiejkolwiek inne pozycji faktury.

Taka faktura powinna zawierać oprócz wymienionych składników kwoty podane w omyłkowej wysokości oraz kwoty w wysokości prawidłowej.

Nabywca otrzymujący fakturę korygującą:

  • jest uprawniony do podwyższenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc, w którym fakturę otrzymał, lub w rozliczeniu za kwartał, w którym fakturę otrzymali - jeżeli ujęcie jej w rozliczeniu spowoduje zwiększenie podatku naliczonego,
  • jest zobowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc, w którym fakturę otrzymał, lub w rozliczeniu za kwartał , w którym fakturę otrzymali - jeżeli ujęcie jej w rozliczeniu spowoduje obniżenie podatku naliczonego.

W przypadku faktur korygujących in minus obowiązek zmniejszenia kwoty podatku naliczonego zostaje wyłączony w przypadku, gdy podatnik nie rozliczył podatku określonego w fakturze, której faktura dotyczy.

Termin wystawienia faktury korygującej

Przepisy nie określają terminów wystawiania faktur korygujących, co pozwala na przyjęcie tezy, iż nie ma tutaj ograniczeń czasowych (tak więc fakturę korygującą można wystawić do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego). Jedyne ograniczenie w tym zakresie dotyczy faktur korygujących dokumentujących udzielenie rabatu, co wiąże się z pomniejszeniem obrotu. Zgodnie bowiem z art. 15 ust. 2 rabaty pomniejszają obrót, gdy zostały przyznane w ciągu roku od dnia wydania towaru lub świadczenia usługi (nie dotyczy to rabatów udzielonych z tytułu i w okresie gwarancji lub rękojmi).

Aby faktura korygująca mogła być wprowadzona do obrotu prawnego, sprzedawca obowiązany jest posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę (nie dotyczy to jednak eksportu towarów i usług oraz sprzedaży energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 84-86 załącznika nr 3 do ustawy).

Anulowanie faktur

Przepisy ustawy z 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym nie przewidują możliwości anulowania wystawionych wcześniej faktur czy rachunków. Wszelkie pomyłki danych zawartych w fakturze czy też dotyczące kwoty podatku winny być korygowane wyłącznie w oparciu o faktury korygujące. Jeżeli jednak nie doszło do realizacji umowy sprzedaży, można anulować wystawioną fakturę poprzez dokonanie na niej adnotacji uniemożliwiającej jej powtórne wydanie, jednak taką fakturę należy zachować w aktach.

Nota korygująca

Notę korygującą wystawiamy w przypadku wystąpienia w fakturze (lub fakturze korygującej) pomyłki dotyczącej jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza z określeniem osoby sprzedawcy lub nabywcy lub oznaczeniem towaru lub usługi.

Jednak nie zawsze poprawienie pomyłek za pomocą noty korygującej jest możliwe. Nie można bowiem wystawiać noty w przypadku pomyłek w pozycjach faktury, czyli w przypadku pomyłki w:

  • jednostce miary i ilości sprzedanych towarów lub rodzaju wykonanych usług,
  • cenie jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenie jednostkowej netto),
  • wartości sprzedanych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto),
  • stawce podatku,
  • sumie wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatkowe i zwolnionych od podatku,
  • kwocie podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych,
  • wartości sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych lub zwolnionych od podatku,
  • kwocie należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.

Nota korygująca powinna zawierać co najmniej:

  • numer kolejny i datę jej wystawienia,
  • imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury (lub faktury korygującej) oraz ich adresy i numery identyfikacji podatkowej,
  • dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca, tj. imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, numery identyfikacji podatkowej lub numery tymczasowe sprzedawcy i nabywcy, dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury,
  • wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej,
  • czytelny podpis osoby uprawnionej do wystawienia noty korygującej lub imię i nazwisko oraz podpis tej osoby.

Należy pamiętać, iż noty korygujące powinny zawierać wyrazy NOTA KORYGUJĄCA.

Notę korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę (lub fakturę korygującą) zawierającą pomyłki. Następnie nota korygująca przesyłana jest wystawcy faktury (lub faktury korygującej) razem z kopią. Jeżeli wystawca faktury (lub faktury korygującej) zgadza się z treścią noty, potwierdza jej treść podpisem, który powinna złożyć osoba uprawniona do wystawienia faktury (lub faktury korygującej).

Należy podkreślić, iż wystawienie noty korygującej nie pozbawia podatnika prawa
do odliczenia podatku VAT.

 

Duplikat faktury

W przypadku gdy oryginał faktury (lub faktury korygującej) ulegnę zniszczeniu lub zaginie, sprzedawca wystawia na wniosek nabywcy dupikat faktury. Powinien on być odzwierciedleniem danych zawartych w kopii faktury, ponieważ potwierdza stan faktyczny wynikający z jej oryginału. Wystawiona ponownie faktura musi zawierać wyraz „DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia. Duplikat faktury powinien być wystawiony w dwóch egzemplarzach. Kopię zatrzymuje sprzedawca, natomiast oryginał należy się nabywcy.

Duplikat faktury jest traktowany na równi z jej oryginałem, dlatego też stanowi podstawę do obniżenia przez nabywcę kwoty podatku należnego.