Mlody Ksiegowy
Edukadr szkolenia

Straty i niedobory-jak wykazać w KPiR.

 

Straty i niedobory-jak wykazać w KPiR.

Prowadzenie działalności gospodarczej- zwłaszcza handlowej czy produkcyjnej, często obciążona jest możliwością powstania straty w towarach. Strata ta może wynikać choćby z kradzieży. Również może zostać skradziona gotówka. Osoby prowadzące KPiR w takiej sytuacji powinny wiedzieć jakie działania księgowe podjąć by prawidłowo wykazać stratę w swojej księgowości.

Artykuł 22 ust. 1 updof,mówi nam, iż kosztami uzyskania przychodów są wydatki. poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 updof.

Straty poniesione w wyniku zniszczenia czy kradzieży składników majątku, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, o ile nie powstały na skutek zaniedbania podatnika. Kosztem uzyskania przychodów są wyłącznie straty niezawinione, tzn. powstałe w sposób niezależny od podatnika, który zachował należytą staranność w celu ich uniknięcia.

Niestety ustawa o PDOF nie wyszczególnia w swoich regulacji dotyczących sposobu dokumentowania zdarzeń, w wyniku których powstały straty. Pamiętać jednak należy, iż stratę musimy rzetelnie i wiarygodnie udokumentować, by móc ja zaliczyć do kosztów. Udokumentowaniem włamania z kradzieżą może być protokół sporządzony przez podatnika, zawierający wyszczególnienie poniesionych strat (ich określenie ilościowe i wartościowe) oraz wyjaśniający przyczyny ich powstania. Do protokołu tego warto dołączyć protokół policyjny lub protokół strat potwierdzony przez ubezpieczyciela.

Jeśli podatnik udokumentuje stratę w sposób niewłaściwy, wówczas „wrzucenie” jej w koszty może zostać zakwestionowane. Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 12 maja 2011 r., nr IPPB1/415-166/11-2/KS stwierdził: "(…) aby zaliczyć poniesioną stratę do kosztów uzyskania przychodów, niezbędne jest spełnienie warunku formalnego, tj. właściwe udokumentowanie poniesionego kosztu. Właściwym dokumentem na okoliczność powstałej straty jest posiadanie protokołu szkód, który powinien określać rodzaj szkody, jej ilość, wartość, przyczynę powstania straty, podpisy osób uprawnionych oraz datę. Zaistnienie szkody powinno być uprawdopodobnione przez właściwe organy, np. Policję, itp.".

WAŻNE!!!

Poniesione przez podatnika straty powstały w sposób niezawiniony przez niego i zostały należycie udokumentowane, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, a co za tym idzie, być ujęte w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Straty w środkach trwałych, np. straty polegające na uszkodzeniu drzwi, okien w budynku, w którym mieści się sklep, to koszty remontu tych składników można ująć w kosztach uzyskania przychodów, dokonując zapisu w podatkowej księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki". Jeżeli doszło do dewastacji środków trwałych, w wyniku której nadają się one wyłącznie do likwidacji, albo jeżeli doszło do ich kradzieży, wtedy w księdze ujmuje się niezamortyzowaną wartość tych środków trwałych (art. 23 ust. 1 pkt 5 updof). Wówczas w miesiącu, w którym miało miejsce włamanie, należy dokonać ostatniego odpisu amortyzacyjnego, a następnie ustalić niezamortyzowaną wartość środka trwałego i zaewidencjonować ją w kolumnie 13 podatkowej księgi. Operację ta wykonujemy za pomocą dowodu wewnętrznego. Natomiast jeśli z tytułu straty zostanie nam wypłacone ubezpieczanie ( majątek trwały był ubezpieczony), to wartość odszkodowania wpisujemy w kolumnę 8 „pozostałe przychody”.

W firmach handlowych straty mogą powstać w wyniku kradzieży towaru handlowego. Niedobór towarów, który powstał na skutek kradzieży, powoduje konieczność przeksięgowania kosztu zakupu tych towarów. „Wartość niedoboru uznanego za niezawiniony podatnik może uznać za koszt uzyskania przychodów, pod warunkiem jego właściwego udokumentowania, np. w sposób opisany wcześniej. Podlega on wpisaniu do księgi podatkowej w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki". W księdze podatkowej wartość zakupionych towarów ujmuje się niezwłocznie po ich otrzymaniu w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu". Zatem aby nie doszło do podwójnego ujęcia tego samego kosztu w księdze podatkowej (najpierw w kolumnie 10, a potem w 13), należy wartość niedoboru wyksięgować z kolumny 10. Polega to na wpisaniu w tej kolumnie wartości niedoboru towarów handlowych w cenie zakupu ze znakiem minus lub na czerwono.” Za: Ewa Kowalska „Gazeta Podatkowa” nr 86 (814) z dnia 27.10.2011

Kradzieży może ulec także gotówka. Skradzione środki pieniężne mogą być ujęte w kosztach podatkowych, jeżeli były zabezpieczone w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. nr 166, poz. 1128). Wartości pieniężne uznaje się za należycie zabezpieczone, jeśli przedsiębiorca w celu ich ochrony przed kradzieżą przestrzegał wymagań i zasad określonych w tym rozporządzeniu. Stanowisko takie prezentują też organy podatkowe, chociażby Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 3 czerwca 2011 r., nr ILPB1/415-314/11-3/AGr. Wartość skradzionych pieniędzy należy zewidencjonować w kolumnie 13 podatkowej księgi.