Mlody Ksiegowy
Edukadr szkolenia

Rozliczenie wyjazdu służbowego przedsiębiorcy.

Wyjazd służbowy przedsiębiorcy wygląda nieco inaczej niż wyjazd pracownika. Właściwie mówimy o delegacji, ale ważne jest uwzględnienie pewnej specyfiki w księgowaniu takich wydatków w KPiR, oraz co można zaliczyć w koszty a jakich wydatków nie zaksięgujemy w kosztach. Ksiegowi powinni wiedzieć także, czym jest tak naprawdę delegacja właściciela firmy. 

 

 

 

Co do zdefiniowania, kiedy mówimy o delegacji, wypowiedź na ten temat znajdziemy w interpretacji MF.(15 lutego 2010 r., sygn. akt. nr DD2/033/259/PMN/09/1113. Stwierdza się, że podróż służbową przedsiębiorcy traktować należy szeroko – jest to każdy wyjazd poza siedzibę w celach incydentalnych (zawieranie umów). W przypadku wyjazdów stałych, np. wyjazdu do filii, przedstawicielstwa lub zakładu w celu rozwożenia towaru, poglądy organów skarbowych i sądów są sporne, niemniej warto zaryzykować spór z fiskusem i rozliczać delegacje w kosztach (zgodnie z orzeczeniem w WSA w Szczecinie z 7 października 2009 r., sygn. akt I SA/Sz 430/09: „zakresem omawianego unormowania zostały (…) objęte osoby prowadzące działalność gospodarczą bez żadnych wyłączeń podmiotowych i przedmiotowych. W szczególności przepis ten nie przewiduje żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, ani też nie rozróżnia wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o świadczenie usługi, dokonania zakupu środka trwałego czy świadczenia usługi w wykonaniu zawartej umowy”).

 

 

Delegacja przedsiębiorcy-rozliczenie w KPiR.

W sytuacji gdy właściciel firmy wyjeżdża, nie potrzebne jest żadne polecenie wyjazdu. Sam wyjazd właściciela firmy to ponoszenie wydatków związanych z działalnością gospodarczą - czyli z zachowaniem, zabezpieczeniem lub uzyskiwaniem przychodów.

Stąd też przedsiębiorca w kolumnie 13 „pozostałe wydatki” po zakończeniu delegacji umieszcza rozliczenie delegacji na podstawie odpowiednich dowodów księgowych. Czyli:

  • koszt diety (23 zł dziennie i obowiązuje w przypadku wyjazdów powyżej 12 godzin. Dla podróży trwających poniżej 8 godzin, dieta w ogóle nie przysługuje, a przy podróżach trwających od 8 do 12 godzin można rozliczyć połowę diety. W przypadku wyjazdów kilkudniowych, każda rozpoczęta doba oznacza kolejną połówkę diety, a pełna stawka przysługuje po przekroczeniu 8 godzin.) wpisuje w kosztach na podstawie dowodu wewnętrznego,
  • pozostałe wydatki ponoszone w delegacji rozliczane są na podstawie standardowych dokumentów księgowych, takich jak podczas wykonywania czynności służbowych; nie ma możliwości rozliczać ich na podstawie dowodu wewnętrznego.
  • w sytuacji wyjazdów zagranicznych koszty paliwa (również olejów) w delegacji rozliczane są na podstawie paragonów lub zagranicznych dowodów kasowych. Dowody takie muszą być zaopatrzone w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon i określać ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu przedsiębiorca musi uzupełnić treść dowodu, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Gdy wyjazd dotyczy pobytów zagranicznych, diety z tego tytułu przelicza się na złotówki według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego bezpośrednio dzień poniesienia kosztu (za dzień poniesienia kosztu uznaje się w takim przypadku datę wystawienia dowodu wewnętrznego rozliczenia delegacji).

Gdy delegacja zagraniczna trwa do 8 godzin, wówczas rozliczamy 1/3 diety, delegacja od 8 do 12 godzin pozwala rozliczyć 1/2 diety, a powyżej 12 godzin rozliczamy całość. By wartość diety mogła być precyzyjnie rozliczona, powinniśmy godziny przekroczenia granicy w obu kierunkach. Wartość diety zagranicznej zależy także od kraju do jakiego się udajemy.

W przypadku delegacji zagranicznych stawki diet zależą od państwa, do którego przedsiębiorca się udaje. Przykładowe dzienne diety zagraniczne wynoszą: Niemcy – 42 euro; Francja – 45 euro; Litwa, Czechy, Słowacja i Węgry – 33 euro; Rosja – 50 dolarów; Ukraina – 48 dolarów; USA – 46 dolarów. Aby zaksięgować wartości diet, trzeba również zastosować dowód wewnętrzny zawierający kwotę obliczoną według długości trwania wyjazdu. Tę wartość trzeba przeliczyć na złotówki stosując kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień powrotu z delegacji.

Gdy właściciel firmy w trakcie delegacji wykorzystuje prywatne auto, to wydatki z tego tytułu, również mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Do tego celu powinniśmy zastosować ewidencję przebiegu pojazdów, która to musi zawierać: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. o "kilometrówce" czytaj więcej --->tutaj

W KPiR w kolumnie 13 wydatki poniesione z tytułu wykorzystania auta prywatnego ujmowane są w jednej pozycji na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu (nawet jeśli pojazd był wykorzystywany tylko w delegacji).

Całość wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu.

Wydatki związane z podróżą taksówką, samolotem, autobusem dokumentujemy fakturą lub rachunkiem potwierdzającym dany wydatek. Wyjątek od tej reguły stanowią bilety na trasy powyżej 50 km. Jeśli na bilecie są podane: długość trasy, kwota podatku oraz pełne dane firmy transportowej wraz z NIP-em, bilet może być potraktowany tak, jak faktura i posłużyć również do rozliczenia VAT-u. W KPiR wydatki te ujmowane są w kolumnie 13.

Noclegi rozliczane są na podstawie faktur również w kolumnie 13stej. Nie możemy natomiast bezpośrednio w kosztach rozliczyć wydatków związanych z wyżywieniem oraz ze spożywaniem napojów, o alkoholach już nie wspominając. Tą kwestie ma zrekompensować właśnie dieta.

 Ważne!!! Delegację należy uzasadnić, by urzędnicy nie posądzili przedsiębiorcy o niewłaściwe zaliczanie wydatków w koszty. Zatem musimy mieć bilety określające ramy czasowe i cel podróży, maile lub listy zawierające szczegóły spotkania, foldery, wizytówki i notatki, czy podpisana w wyniku odbytej delegacji umowa.

Gdy wyjazdy dotyczą sympozjów, szkoleń, targów, wtedy potwierdzeniem słuszności takiego wyjazdu jest faktura za szkolenie.