Mlody Ksiegowy
Edukadr szkolenia

Gdy dzialaność gospodarcza prowadzona jest w prywatnym mieszkaniu

1. Jak rozdzielić koszty przypadające na część zajętą na działalność?

Wielu małych przedsiębiorców prowadzi swoją działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu. Dość często w takich sytuacjach rodzi się pytanie, jak rozliczać koszty, które przypadają na tą część mieszkania, która przypada na wykorzystywaną działalność gospodarczą. Często bywa tak, że podatnik wykorzystuje dla potrzeb swojej firmy np. jeden pokój z całego mieszkania. Wówczas powinien on ustalić, jaka proporcja kosztów związanych z używaniem mieszkania przypada na ten pokój-by móc wydatki te zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu,

W przepisach podatkowych nie ma zawartej informacji jak należy wydzielić koszty dotyczące działalności gospodarczej prowadzonej w prywatnym mieszkaniu. Czasami przedsiębiorca będzie mógł wydatki wydzielić na podstawie liczników zainstalowanych w pomieszczeniach wykorzystywanych do działalności, albo billingów - w przypadku rozmów telefonicznych. W innych przypadkach podatnik będzie musiał "rozdzielać" koszty za pomocą ustalonego współczynnika. Współczynnik taki to np. procentowy udział powierzchni mieszkania przeznaczonej na działalność do ogólnej powierzchni mieszkania. „W praktyce jest to najczęściej stosowany klucz rozliczeniowy; jest on też akceptowany przez organy podatkowe. Często prywatne mieszkanie, wykorzystywane do działalności, stanowi wspólność majątkową przedsiębiorcy i jego małżonka. Nie stanowi to jednak przeszkody do ujmowania kosztów używania tego mieszkania w kosztach uzyskania przychodów. "[1]

Czynsz za mieszkanie.

Ta część czynszu za mieszkanie, która przypada proporcjonalnie do wykorzystywanego na potrzeby firmy udziału w całości mieszkania będzie obliczana poprzez procentowy udział powierzchni mieszkania wykorzystywanej do działalności w ogólnej powierzchni mieszkania.

Przykład

W prywatnym mieszkaniu o powierzchni 70 m2 podatnik wyznaczył na działalność gospodarczą jeden pokój o powierzchni 15m2. Pozostała część mieszkania służy potrzebom prywatnym. Miesięczny czynsz za mieszkanie wynosi 400 zł.

1. Procentowy udział powierzchni wykorzystywanej na działalność w ogólnej powierzchni mieszkania wyniósł 21,4% [(15 m2 : 70 m2) x 100].

2. Wartość miesięcznych opłat z tytułu czynszu czynszu, którą przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, wynosi 85,6 zł (400 zł x 21,4%).

Tą część kosztów, która według współczynnika może zostać zaliczona do KUP, przedsiębiorca może zaksięgować za pomocą dowodu wewnętrznego w kol.13 KPiR. Dobrze jest mieć również dołączoną do dowodu informację, na jakiej podstawie i jaka metoda wyliczyliśmy sobie takie koszty.

 

Rozliczanie mediów.

Wydatki z tytułu mediów mogą nastręczać najwięcej problemów. Klarowna sytuacja jest wtedy, gdy przedsiębiorca ma oddzielne podliczniki dla energii elektrycznej, wody, ścieków, gazu. Nie jest to proste zadanie, ale gdy są liczniki zamontowane, wtedy rozliczanie kosztów z tytułu mediów nie będą budzić wątpliwości.

Nieco gorzej przedstawia się sytuacja gdy takich liczników brak. Można wprawdzie zastosować wyliczony wcześniej współczynnik do wyliczeń jaka część wydatków na media stanowi koszt, ale rozliczenie takie może zostać podważone przez fiskus. Innym rozwiązaniem może być przyjęcie klucza rozliczeniowego polegającego na rozdzielenie kosztów proporcjonalnie do liczby zatrudnionych pracowników niepracujących w firmie domowników. Możemy ta metodę zastosować do rozliczenia kosztów z tytułu zużycia wody, czy ścieków.

Dla zużycia energii elektrycznej taki miernik może być podważony przez urząd skarbowy. Różne działalności gospodarcze wykorzystują różne moce energii elektrycznej. Jeśli tylko biuro znajduje się w mieszkaniu, wówczas energię zużywa np. oświetlenie czy komputer. Mieszkanie jednak wyposażone jest na ogół w różne energochłonne sprzęty, jak choćby lodówka czy pralka. Wówczas więcej energii zużywa się na cele prywatne. Możemy wprawdzie ustalić procentowo, jaka część energii jest wykorzystywana na cele prowadzonej działalności, warto jednak sporządzić szczegółowy opis jakie elementy w wyliczeniach braliśmy pod uwagę, pamiętając o poborze prądu przez inne sprzęty. Taki „wskaźnik” powinien być dobrze uzasadniony inaczej nasze wyliczenia mogą zostać zakwestionowane.

Wydatki na rozmowy telefoniczne i Internet

Wydatki na połączenia służbowe oraz Internet nie mogą być rozliczane metodą współczynników. Posiadanie billingów rozmów jest najpewniejsza metoda dla wydzielenia wydatków związanych z telefonem. Nie możemy natomiast do kosztów zaliczyć stałej opłaty abonamentu za prywatny telefon.

Do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorca nie zaliczy natomiast abonamentu za prywatny telefon, który jest opłatą stałą, ponoszoną niezależnie od tego, czy telefon jest wykorzystywany do celów służbowych, czy nie.

Przykład

Przedsiębiorca, prowadzący firmę w swoim prywatnym wykorzystuje prywatny telefon stacjonarny, z miesięcznym abonamentem 40 zł. W lipcu 2012 r. koszt rozmów telefonicznych wyniósł 150 zł, z czego 90 zł to rozmowy służbowe, co zostało ustalone na podstawie billingu.

Do kosztów uzyskania przychodów zaliczone zostanie tylko koszt służbowych rozmów telefonicznych, czyli 90zł, natomiast wartość abonamentu nie jest dla niego kosztem podatkowym.

Wydatek ten zostanie ujęty w kol.13 KPiR.

W przypadku Internetu obowiązuje podobna zasada, jeśli chodzi o abonament-nie zostanie on zaliczony do KUP, gdyż jest to opłata stała oraz trudno wydzielić tu ilość Internetu wykorzystanego na potrzeby prowadzonej działalności. Zasada ta dotyczy tylko prywatnego Internetu, jeśli natomiast zostanie założony oddzielny Internet na potrzeby firmy, wówczas wydatki zaliczymy do kosztów uzyskania przychodu.

Odsetki od kredytu hipotecznego zaciągniętego na zakup mieszkania prywatnego.

Masz artykuł powstał w oparciu o przepisy oraz na podstawie artykułu Biuletyny dla Służb Ekonomiczno-Finansowych. Cytując autora :”Gdy przedsiębiorca zaciągnie kredyt na zakup mieszkania do celów prywatnych, a następnie mieszkanie to przeznaczy (w całości lub w części) na cele firmowe, to nie ma przeszkód, aby odsetki od takiego kredytu zaliczał do kosztów uzyskania przychodów, w części, w jakiej przypadają na powierzchnię wykorzystywaną na działalność gospodarczą.”za: Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 20 (775) z dnia 10.07.2012

W podobnym tonie wypowiada się część urzędów skarbowych, przy indywidualnych interpretacjach.

Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 3 lutego 2012 r., nr ITPB1/415-1154/11/HD:

"(...) zapłacone przez Wnioskodawczynię odsetki od kredytu zaciągniętego na zakup mieszkania w części przeznaczonej na prowadzenie działalności gospodarczej mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. (...) Wysokość odsetek podlegających zaliczeniu do kosztów należy wyliczyć w takiej proporcji, w jakiej pozostaje powierzchnia lokalu wykorzystywana przez Wnioskodawczynię w prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej do całkowitej powierzchni lokalu (...) Bez znaczenia pozostaje natomiast fakt, iż uzyskany kredyt jest kredytem hipotecznym, jaki Wnioskodawczyni zaciągnęła jako osoba prywatna, nie jako przedsiębiorca. (...)"

Istotne jest aby pamiętać, że do kosztów nie zaliczymy odsetki od kredytów, które nie zostały zapłacone lub skapitalizowane.

Moment ujęcia w kosztach zapłaconych odsetek, to data faktycznej zapłaty odsetek, a nie ich termin płatności. Odsetki te księgujemy w kol.13.

Ważne jest jednak by pamiętać, że może być takie rozliczenie zakwestionowane przez fiskus. Wprawdzie art.23 PDOF w wykluczeniach co nie stanowi kosztu podatkowego nie podaje, że w KUP, tego typu wydatki nie mogą być ujęte, to jednak trudno powiązać choćby sposób spłaty takiego kredytu z przychodami firmy. Nie jest to więc aż tak oczywiste jak podaje Biuletyn, że podatnik może nieamortyzowany lokal i odsetki od kredytu na ten lokal zaliczać do kosztów odpowiednio do proporcji do wykorzystywanej części mieszkania.. Najpewniejszą metodą jest zwrócenie się o indywidualną interpretację.

Najpewniej w takiej sytuacji, jest zaliczyć mieszkanie do składników majątku trwałego firmy i rozpocząć jego amortyzację. Wówczas odsetki naliczone do dnia przekazania mieszkania do działalności powiększą wartość początkową środka trwałego i stanowią koszty uzyskania przychodów dopiero poprzez odpisy amortyzacyjne (por. art. 22g ust. 3 ustawy o PDOF). Natomiast po oddaniu mieszkania do użytkowania w ewidencji środków trwałych, odsetki proporcjonalnie do wykorzystywanej powichrzeni, mogą być zaliczone do kosztów.

W przypadku gdyby podatnik podjął decyzję o amortyzacji mieszkania, a lokal spełnia wymogi dotyczące przepisów o amortyzacji, wówczas powinien ustalić jego wartość początkową. Na podstawie art. 22g ust. 1 PDOF wartość zostanie ustalona w zależności od metody nabycia mieszkania. I tak, jeśli mieszkanie zostało kupione, jego wartość początkową stanowi kwota należna zbywcy, zwiększona o koszty związane z zakupem, naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania.

Pamiętać należy, że jeśli w działalności wykorzystujemy część mieszkania to tylko ta część podlega odpisom amortyzacyjnym

Inna metoda ustalania wartości początkowej to metoda uproszczona. W skrócie polega ona na tym, że wartość początkowa ustala się na podstawie iloczynu metrów kwadratowych używanej przez właściciela powierzchni użytkowej tego mieszkania i kwoty 988 zł. Za powierzchnię użytkową uważa się powierzchnię przyjętą dla celów podatku od nieruchomości (art. 22g ust. 10 ww. ustawy).

Stawka amortyzacyjna dla lokali (budynków) mieszkalnych wynosi 1,5%. Jeżeli te lokale (budynki) można uznać za używane lub ulepszone, wówczas podatnicy mogą przyspieszyć amortyzację poprzez zastosowanie indywidualnej stawki, przy czym okres amortyzacji nie może być krótszy niż 10 lat (zob. art. 22j ust. 1 pkt 3 i ust. 3 ustawy o PDOF).

Przy lokalach objętych spółdzielczym prawem własności amortyzuje się nabyte spółdzielcze własnościowe prawo do tego lokalu (stanowiące wartość niematerialną i prawną), jeżeli nadaje się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania, a przewidywany okres jego używania na potrzeby działalności gospodarczej jest dłuższy niż rok (zob. art. 22b ust. 1 ww. ustawy). Wartość początkową takiego prawa ustala się według ceny nabycia albo ww. metodą uproszczoną. Stawka amortyzacji spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego to 2,5%. Jeśli podatnik ustalić wartość metodą uproszczoną, to zastosuje stawkę w wysokości 1,5% rocznie (art. 22m ust. 4 ustawy o PDOF).

Jeśli wartość początkową lokalu, czy tez spółdzielcze własnościowe prawo zostało ustalone metoda uproszczoną, to tego typu lokal czy prawo nie podlega ujęciu ewidencją środków trwałych.

Wydatki na zakup wyposażenia oraz remont.

Gdy działalność prowadzona jest w mieszkaniu, podatnik musi czasem kupić odpowiednie dla działalności wyposażenie, lub zaadoptować część lokalu pod działalność. Wydatki te podatnik będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów ale sprzęty muszą służyć do prowadzonej działalności, a nie prywatnym celom. Tak samo jest w przypadku remontu. Co ważne, by wydatki na remont można było zaliczyć do kosztów, mieszkanie nie musi być ujęte w ewidencji środków trwałych.

Wydatki te dokumentujemy fakturami VAT, rachunkami w kol. 13 KPiR.

3. Jaki podatek od nieruchomości od części zajętej na działalność gospodarczą?

Co do zasady, jeśli w mieszkaniu prowadzimy działalność gospodarczą, to podatek od nieruchomości powinien być płacony w stawce wyższej, odpowiednio do przepisów. Nawet jeśli tylko część mieszkania jest zajęta pod wykonywana działalność, to w tej części podatek powinien być wyższy.

 



[1] Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 20 (775) z dnia 10.07.2012

INDYWIDUALNE SZKOLENIE Z KPIR.

Zapraszamy na indywidualne szkolenie z Książki Przychodów i Rozchodów organizowanej przez EduKadr.pl - Profesjonalne Szkolenia- oprócz tematyki zawartej w "klasycznym" kursie, zajęcia dopasowujemy do Państwa potrzeb szkoleniowych.

cena zajęć indywidualnych do uzgodnienia. Prosimy o kontakt mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub przesłanie zapytania poprzez formularz kontaktowy.