Mlody Ksiegowy
Edukadr szkolenia

Podróż służbowa pracownika.

Od 1 marca 2013 roku w życie wchodzą nowe przepisy dotyczące podróży służbowych pracownika. W poniższym artykule przedstawiamy najważniejsze zmiany wynikające z nowych regulacji.

WSPÓLNE PRZEPISY DLA DELEGACJI KRAJOWYCH I ZAGRANICZNYCH.

W nowych przepisach ustalono warunki zwrotu przejazdu w podróży służbowej- zwrot kosztów obejmuje cenę biletu środka transportu oraz inne, związane z nim dodatkowe opłaty (np. miejscówki)-przy czym należy uwzględnić posiadana przez pracownika ulgę na dany środek transporu.

Utrzymano zasadę dokumentowania wydatków przejazdu biletami, rachunkami lub fakturami.

Natomiast, gdy brak jest możliwości przedstawienia biletu czy faktury za przejazd, wówczas pracownik składa oświadczenie, w którym wskazuje jaki poniósł wydatek oraz przyczyny braku dokumentu potwierdzający wydanie pieniędzy.

W odniesieniu do zagranicznej podróży służbowej pracownika, regulacje zostały poszerzone o możliwość odbycia takiej podróży nie tylko prywatnym samochodem pracownika, ale i motorem oraz co ciekawe, motorowerem. ( oczywiście za wcześniejszą, pisemną zgodą pracownika).

W przypadku wyjazdu zagranicznego, zwrot kosztów będzie następował z uwzględnieniem stawek za 1 km przebiegu ustalonych przez pracodawcę na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271, z późn. zm.), wydanego na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874, z późn. zm.).


Pracownikowi z tytułu podróży służbowej przysługuje również zwrot innych wydatków, np. opłaty za bagaż, płatności za przejazdy płatnymi autostradami, płatne parkowanie, parkingi płatne.

 

Nadal obowiązuje 14to dniowy termin rozliczenia podróży służbowej, co nie przeszkadza by rozliczenie nastąpiło w terminie krótszym.

SŁUŻBOWE PODRÓŻE KRAJOWE

  • Stawka diety od 1 marca 2013r. wynosi 30zł.
  1. 1.Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
  • od 8 do 12 godzin przysługuje pracownikowi połowa diety: 15,00 zł;
  • powyżej 12 godzin przysługuje pracownikowi cała dieta: 30,00 zł.

             2. Jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

  • do 8 godzin – przysługuje pracownikowi połowa diety 15,00;
  • ponad 8 godzin – przysługuje pracownikowi dieta w pełnej wysokości 30 zł.
  • Kwota diety zostanie zmniejszona o koszt otrzymanego bezpłatnego wyżywienia (przyjmując, że każdy posiłek stanowi);
    1. śniadanie-25% diety
    2. obiad- 50% diety
    3. kolacja-25%diety.
  • Dieta nie przysługuje gdy np. pracownik miał zapewnione całodzienne wyżywienie.

Utrzymano dotychczasowe rozwiązania, dotyczące regulacji prawa pracownika do ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, jak i do zwrotu kosztów lub ryczałtu za nocleg są, w zasadzie, analogiczne jak dotychczasowe regulacje. Zmianie ulega wysokość 20% ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej ( 6zł) oraz 150% ryczałt za nocleg ( 45zł).

  • Koszty za nocleg, po odpowiednim udokumentowaniu (np. rachunkiem), zostaną pracownikowi zwrócone do kwoty nie przekraczającej 600zł za jedną dobę hotelową (dwudziestokrotność stawki diety). Jednak w uzasadnionych przypadkach limit ten może być zwiększony. Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów wyższych niż 600zł za jedną dobę hotelową.
  • Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
  • Pracownik ma prawo, w trakcie odbywania podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni, do zwrotu kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy (jednokrotnego lub wielokrotnego w zależności od okresu pobytu w podróży) środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.
  • Pracownik może ubiegać się (na podstawie wniosku) o udzielenie mu zaliczki na poczet przewidywanych kosztów podróży służbowej.

ZAGRANICZNE PODRÓZE SŁUŻBOWE

  • Zmianie uległy wysokości diet oraz limity noclegów w podróżach zagranicznych oraz rodzaj waluty ( z USD na EUR). Wysokość diet oraz limitów została określona w rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej.
  • Możliwe jest ustalenie przez pracodawcę więcej niż jednego państwa docelowego w trakcie odbywania przez pracownika podróży służbowej. Pracodawca może zatem ustalić wysokość diet dla każdego z państw, a nie tylko jedną stawkę.
  • Przepisy określają zwrot ze środków pracodawcy kosztów leczenia pracownika za granicą, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.
  • Uzupełniono przepisy dotyczące wypłacania zaliczki w walucie polskiej pracownikowi odbywającemu podróż zagraniczną, o regulacje, według jakiego kursu waluty ustalać zaliczkę i jej rozliczanie. Jeśli pracownik wyrazi zgodę, zaliczka może być wypłacona w walucie polskie w równowartości waluty obcej, według średniego kursu PLN w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki.
  • Utrzymane zostały przepisy dotyczące obliczania i wypłacania należnych diet, zwrotu kosztów noclegu, przejazdów i dojazdów, warunków udzielania zaliczki oraz rozliczania kosztów (wydatków) związanych z odbytą podróżą służbową.
  • Nowością jest sposób ustalania diety i innych wydatków, gdy zagraniczna podróż służbowa jest powiązana z przemieszczaniem się po kraju. Należności z tytułu tak odbywanej podróży służbowej ustala się jak w podróży krajowej na odcinku krajowym (przejazd i powrót).

„Należy zaznaczyć, że diety i inne należności za czas podróży służbowej (krajowej i zagranicznej), wypłacone pracownikom i osobom niebędącym pracownikami (np. zleceniobiorcom) w wysokości określonej w nowym rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych, będą wolne od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o pdof. Jeżeli natomiast do ich wypłaty dojdzie w wyższych kwotach, to nadwyżkę płatnik będzie musiał opodatkować.”[1]

OGÓLNE ZASADY PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ PRACOWNIKA:

  • Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
  • Podróż służbowa odbywa się gdy, pracownik opuści miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub miejsce stałego miejsca pracy. By prawidłowo określić, czy mamy do czynienia z podróżą służbową, należy zajrzeć do umowy o pracę i sprawdzić zapis o miejscu pracy.
  • Podróż służbową poprzedza wydanie przez pracodawcę polecenia wyjazdu. Sam wyjazd musi być związany z realizacją konkretnego zadana służbowego. Polecenie wyjazdu oraz późniejsze rozliczenie dokonuje się najczęściej na gotowym druku. Można też wypracować własne wzory dokumentacji. Najważniejsze, by na piśmie pojawiły się wszystkie wymagane elementy oraz by polecenie wyjazdu podpisał pracodawca, bądź upoważniona przez niego osoba.

 

PODSTAWA PRAWNA: Rozporządzenie MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. 
w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu
w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej
z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013, poz. 167)


[1] Gazeta Podatkowa nr 10 (947), z dnia 4.02.2013, strona tytułowa. Ewa Maderek.

 

INDYWIDUALNE SZKOLENIE Z KPIR.

Zapraszamy na indywidualne szkolenie z Książki Przychodów i Rozchodów organizowanej przez EduKadr.pl - Profesjonalne Szkolenia- oprócz tematyki zawartej w "klasycznym" kursie, zajęcia dopasowujemy do Państwa potrzeb szkoleniowych.

cena zajęć indywidualnych do uzgodnienia. Prosimy o kontakt mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub przesłanie zapytania poprzez formularz kontaktowy.

Należy zaznaczyć, że diety i inne należności za czas podróży służbowej (krajowej i zagranicznej), wypłacone pracownikom i osobom niebędącym pracownikami (np. zleceniobiorcom) w wysokości określonej w nowym rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych, będą wolne od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o pdof. Jeżeli natomiast do ich wypłaty dojdzie w wyższych kwotach, to nadwyżkę płatnik będzie musiał opodatkować.
Należy zaznaczyć, że diety i inne należności za czas podróży służbowej (krajowej i zagranicznej), wypłacone pracownikom i osobom niebędącym pracownikami (np. zleceniobiorcom) w wysokości określonej w nowym rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych, będą wolne od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o pdof. Jeżeli natomiast do ich wypłaty dojdzie w wyższych kwotach, to nadwyżkę płatnik będzie musiał opodatkować.