Mlody Ksiegowy
Edukadr szkolenia

Zaliczki i zwroty zaliczek

Zaliczki na poczet wykonanych usług lub dostawy towarów w podatku dochodowym nie są traktowane jako przychód, stąd też sa one zwolnione z obowiązku księgowania jako przychód. Przyjmując zaliczkę na poczet wykonanych usług lub dostawy towarów, podatnik nie jest zobowiązany do księgowania jej jako przychód. Wynika to z faktu, że prawo cywilne określa, iż ZALICZKA NABIERA DEFINITYWNEGO CHARAKTERU DOPIERO W MOMENCIE WYWIĄZANIA SIĘ Z ZOBOWIĄZANIA. Nie zmienia to jednak faktu, że zarówno otrzymujący zaliczkę jak i wpłacający zaliczkę musi ten fakt odzwierciedlić w podatkowej książce przychodów i rozchodów.

Zaliczki otrzymane.

Podatnik, otrzymujący zaliczkę na poczet przyszłych dostaw lub wykonywanych usług , ma obowiązek wystawić fakturę po każdym otrzymaniu zaliczki (bez względu na jej wysokość), a następnie, jeśli wpłacane będą kolejne zaliczki, a faktury zaliczkowe nie objęły całej wartości sprzedanego towaru lub usługi, wystawić FV "końcową"-po zakończeniu prac u klienta.

Jak wyżej wspomniano zaliczka nie stanowi przychodu-zatem w momencie jej otrzymania podatnik nie wpisuje jej do kol.7 ("wartość sprzedanych towarów i usług"), a jedynie zaznacza ten fakt w kolumnie 16 ("uwagi"). W tejże kolumnie wpisuje wartość FV zaliczkowej oraz informacje, że jest to faktura zaliczkowa. W momencie wydania towaru lub wykonania usługi, wartość faktury za to zdarzenie księgujemy w kol.7.

Przykład

W dniu 12.01.2011 firma X przyjeła zaliczkę na wykonanie usługi remontowej w kwocie 20 456,78 gr. Ten fakt został ujęty w kol.16. Po otrzymaniu całej kwoty za wykonanie usługi, firma X 31.01.2011 wpisała kwotę z wystawionej faktury w kolumnie 7.

l.p

Data zdarz.gosp.

Nr dow. księgowego

Opis zdarz. Gosp.

WARTOŚĆ SPRZEDANYCH TOWARÓW I USŁUG

UWAGI

1

2

3

6

7

16

12.01.2011

FV 29/2011

Przyjęcie zaliczki na sprzedaż towaru/usługi

 

20 456,78

faktura zaliczkowa

31.01.2011

FV 50/2011

Sprzedaż towaru/usługi.

21 200,89

 

 

Zaliczki wpłacone.

W przypadku zaliczek wpłacanych przez firmę innym kontrahentom, takie zdarzenie w myśl przepisów stanowi koszt uzyskania przychodu. Oznacza to, że wpłacający zaliczkę zaksięguję kwotę wynikającą z otrzymanej faktury zaliczkowej do kol. 13 ("pozostałe wydatki). W momencie otrzymania towaru, sumę wszystkich faktur zaliczkowych należy wystornować z kol.13 (za pomocą noty księgowej), a następnie zaksięgować do kolumny 10 ("zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu"). Są jednak i inne rozwiązania zaliczek wpłaconych, które wynikają z różnic zdań ekspertów. Według innego podejścia zaliczka jest spłatą przyszłego zobowiązania i nie powinna być zaliczana do pozostałych wydatków. W tej sytuacji, zaliczka powinna zostać wykazana w kolumnie "uwagi". Niemniej jednak art.23 PDOF nie wymienia zaliczek jako wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodu, stąd można księgować zaliczki w kol.13.

Przykład

Firma X 12.01.2011 wpłaciła zaliczkę na zakup towaru handlowego w wysokości 2000 zł. Na podstawie otrzymanej FV zdarzenie to zaksięgowała w kolumnie 13. Po dostawie towaru i otrzymaniu faktury na całość kwoty, firma X wyksięgowała kwotę zaliczki notą księgową z kolumny 13, a całość należności zaksięgowała w kolumnę 10.

 

l.p

Data zdarz.gosp.

Nr dow. księgowego

Opis zdarz. Gosp.

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Pozostałe wydatki

1

2

3

6

10

13

12.01.2011

FV 01/2011

Wpłata zaliczki na towar

 

2000

31.01.2011

Nota księgowa 1/01

Wyksięgowanie zapłaconych zaliczek.

 

-2000

….

31.01.2011

FV 128/2011

Zakup towaru

4000

 

 

Zwrot zaliczki wpłaconej przez kontrahenta.

W sytuacji, gdy kontrahent zrezygnuje z zakupu towaru lub usługi, należy fakturą korygującą "wycofać" kwotę wcześniej wpłaconej zaliczki i zewidencjonować to zdarzenie w kolumnie 16 "uwagi". Taki zapis jest konieczny ze względu na poprawność księgowań w ewidencji VAT i dotyczy osoby będące czynnymi płatnikami podatku VAT. W przypadku przyjęcia zaliczki, ten fakt został zaksięgowany w ewidencji VAT, stąd wycofanie zaliczki powinno mieć swoje odzwierciedlenie w ewidencji VAT.

Przykład

Firma X przyjęła zaliczkę na poczet dostawy towaru. Ponieważ klient wycofał się z zakupu, firma X wystawiła fakturę korygującą i wykazała to zdarzenie w kol.16.

l.p

Data zdarz.gosp.

Nr dow. księgowego

Opis zdarz. Gosp.

Wartość sprzedanych towarów i usług

Uwagi

1

2

3

6

7

16

12.01.2011

FV 01/2011

Wpłata zaliczki na towar

 

12 000

faktura zaliczkowa

31.01.2011

FV KOR 50/2011

Zwrot otrzymanej zaliczki

 

12 000