Mlody Ksiegowy
Edukadr szkolenia

Zagadnienie kosztów w KPiR


Moment ujęcia kosztów w PKPiR-księgowanie kosztów (kol.11,12,13) i zakupów (kol.10)

Podstawową metodą rozliczania kosztów uzyskania przychodów jest metoda określona w art. 22 ust. 4 ustawy o PDOF,która mówi nam, iż koszty można potrącić wyłącznie w roku, w którym zostały poniesione.
Jest jednak możliwość wyboru drugiej metody – rozliczania kosztów zgodnie z zasadą memoriałową, która mówi, iż koszty ewidencjonuje się w powiązaniu z przychodami danego roku, których one dotyczą. Zatem podatnik ma do wyboru dwie metody-kasową i memoriałową.
Dla niektórych kosztów ustawodawca wprowadził jednak szczególne zasady ich ewidencji.

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Podatnicy prowadzący PKPiR muszą przestrzegać przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, z późn. zm.; dalej: ustawa o PDOF). Co do kosztów zastosowanie będzie miał przepis ogólny – tj. art. 22 ust. 1 ustawy, który w znowelizowanym od 1 stycznia 2007 roku brzmieniu stanowi, iż kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.


Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475, z późn. zm., dalej zwane rozporządzeniem o PKPiR) dla niektórych kosztów wprowadza szczególne zasady ich ewidencji.


KOSZT DANEGO ROKU PODATKOWEGO

W myśl art. 22 ust. 4 ustawy o PDOF, koszty uzyskania przychodów są – co do zasady – potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.

Jednakże ust. 5 tego artykułu stanowi, że u podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, z zastrzeżeniem ust. 5a i 5b.


Zgodnie z przepisem ust. 5a, koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku podatkowego do dnia:

1. sporządzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania, jeżeli podatnicy są obowiązani do sporządzania takiego sprawozdania, albo
2. złożenia zeznania (PIT-36 lub 36-L), nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania, jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego

– są potrącalne w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.

Z kolei w ust. 5b ustawodawca postanowił, że koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po dniu, o którym mowa w ust. 5a pkt 1 albo pkt 2, są potrącalne w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzane jest sporządzamy finansowe lub składane jest zeznanie.


Natomiast koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącane w dacie ich poniesienia.

Przykład
Podatnik w styczniu otrzymał FV za rozmowy telekomunikacyjne. Faktura wystawiona została 14 stycznia 2011 r. na kwotę 200,00 zł netto (44,00 zł podatek VAT), a operator wyszczególnił w niej opłaty za:

– rozmowy telefoniczne za okres od 1 grudnia do 31 grudnia 2010 r. – 150,00 zł
– abonament za okres od 1 do 31 stycznia 2011 r. – 50,00 zł

Jeżeli podatnik stosuje kasową metodę rozliczania kosztów – wpisze do 13 kolumny księgi 200,00 zł w styczniu 2008 r. (w dacie otrzymania faktury).

Jeżeli podatnik stosowałby memoriałową metodę rozliczania kosztów:

– do kosztów stycznia 2011 r. wpisze do PKPiR kwotę 50,00 zł (na podstawie faktury);
– do kosztów grudnia 2010 r. wpisze do PKPiR kwotę 150,00 zł (na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego).

Niezależnie od wyboru jednej z metod, podatek VAT zostanie odliczony w miesiącu, w którym przypada termin płatności faktury lub w miesiącu następnym.

Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

CIĄGŁOŚĆ PRZYJĘTEJ METODY

Opisane powyżej zasady ewidencji kosztów mogą być stosowane także przez podatników prowadzących PKPiR. Tu jednak ustawodawca postawił warunek – możliwa jest taka ewidencja jednakże tyko wtedy, gdy podatnik stale – w każdym roku podatkowym – prowadzi księgi w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

Jak z powyższego wynika – podstawową metodą rozliczania kosztów uzyskania przychodów jest metoda określona w art. 22 ust. 4 ustawy, zgodnie z którą koszty można potrącić wyłącznie w roku, w którym zostały poniesione.


Podatnicy stosujący taką metodę mogą więc uwzględnić w zapisach w PKPiR bieżącego roku podatkowego koszty poniesione w tym roku nawet wówczas, gdy zdarzenie gospodarcze, z którym związany był dany wydatek, ma przynieść przychód dopiero w latach następnych.


Druga metoda rozliczania kosztów również została udostępniona przez ustawodawcę osobom prowadzącym KPiR– rozliczania kosztów zgodnie z zasadą memoriałową, która mówi, że koszty ewidencjonuje się w powiązaniu z przychodami, których dotyczą.

Podatnicy prowadzący PKPiR mają więc wybór – mogą stosować zasadę ogólną lub też memoriałową. Z tym, że jeżeli wybrali tę drugą – koniecznym warunkiem jest stałe w każdym roku podatkowym prowadzenie PKPiR w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do danego roku podatkowego.

Przykład
Podatnik korzysta z usług biura rachunkowego, które prowadzi mu PKPiR. Biuro w styczniu 2011 r. wystawiło FV za swoje usługi w kwocie 500,00 zł. Zdarzenie na FV opisano: „Ewidencja dokumentów księgowych oraz sporządzenie deklaracji za grudzień 2010 r.”.
W 13 kolumnie księgi (pozostałe) koszt ten powinien zostać zapisany w styczniu 2011 r. Może zostać również zapisany w grudniu 2010 r., pod warunkiem jednak, że podatnik w każdym roku podatkowym będzie stosował taką zasadę wpisywania kosztów do PKPiR (czyli np. fakturę wystawioną w styczniu 2011 r. dotyczącą grudnia 2010 r. wpisze do kosztów grudnia) oraz że będzie stosował ją do wszystkich tak określonych kosztów (gdy faktura wystawiona jest w styczniu danego roku podatkowego, a dotyczy kosztów roku poprzedniego, np. dostawy energii, usług telekomunikacyjnych itd.).

Przykład

Podatnik w listopadzie 2010r. zapłacił z góry za czynsz za lokal handlowy w roku 2011. W tym też miesiącu otrzymał od najemcy fakturę VAT.
Przy zastosowaniu metody kasowej – podatnik zaksięgowałby koszt w kol. 13 księgi w dacie otrzymania faktury, tj. w listopadzie 2010 r.
Przy zastosowaniu metody memoriałowej – podatnik na podstawie otrzymanej faktury wykazałby koszt w listopadzie 2010 r. w kol. 15 księgi (nie uwzględniony przy obliczaniu dochodu do opodatkowania), natomiast w roku 2008 poniesiony koszt ująłby (na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego) w kol. 13 księgi. I tu podatnik ma dwie możliwości – może koszt zaksięgować w styczniu 2011 r. lub proporcjonalnie – w poszczególnych miesiącach roku 2011 – w kwocie odpowiadającej 1/12 poniesionego wydatku.
W obu w/w przypadkach podatek VAT zostanie odliczony w listopadzie lub grudniu 2010 r.

KSIĘGOWANIE ZAKUPU MATERIAŁÓW I TOWARÓW KOL.10

Ujęcie w księdze wydatków na zakup materiałów podstawowych i towarów handlowych jest niezależne od stosowanej metody księgowania kosztów.

Za towary handlowe uważa się wyroby w stanie nie przerobionym, zaś materiały podstawowe, są to rzeczy które w drodze przetworzenia stają się towarem.

-mówi o tym § 17 ust. 1 rozporządzenia o PKPiR,

Jeżeli księgę prowadzi biuro rachunkowe, zapisy dokonywane są na podstawie dowodów przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Zakup materiałów podstawowych i towarów handlowych ujmuje się w kolumnie 10 księgi, na podstawie faktury zakupu lub na podstawie sporządzonego szczegółowego opisu otrzymanego towaru.Jeśli dostawa towarów lub materiałów odbędzie się przed otrzymaniem FV, wtedy podatnik sporządza swoisty dowód wewnętrzny, na którym powinny znaleźć się informację szczegółowe o produkcie, ilości, cenie i kontrahencie. W sytuacji gdy FV za towar wpłynie w tym samym miesiącu, co wcześniejsza dostawa, wtedy księgujemy FV z data przybycia. Jeśli FV wpłynie w kolejnym miesiącu, ważniejszy jest dokonany wcześniej i zaksięgowany opis.

WAŻNE! Innym ciekawym zagadnieniem jest księgowanie wydatków związanych z usługami podwykonawców. Mylnie usługi podwykonawców są traktowane jak zakup materiałów handlowych i księgowane w kol. 10. Zakup zaś usługi obcej jest księgowana w kol. 13.

Przykład

P.Joanna prowadzi sklep z sukniami ślubnymi. Część sukien jest gotowymi towarami handlowymi zakupionymi u hurtowników, a część sukien jest wykonywana na zlecenie przez podwykonawcę. Zakup materiałów potrzebnych do uszycia sukienki zostanie zaksięgowana w kol. 10, jednak wartość usługi podwykonawcy zostanie zaksięgowana w kol. 13.

KOSZTY POŚREDNIE DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ kol 13.

KOLUMNA 11 KOLUMNA 12 ORAZ 13 WIĄŻE SIĘ Z KOSZTAMI POSREDNIMI W DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ. W TYCHŻE KOLUMNACH, BEZ WZGLĘDU NA WYBÓR METODY KSIĘGOWANIA KOSZTÓW (MEMORIAŁOWA LUB KOSZTOWA) KSIĘGUJEMY ZDARZENIA GOSPODARCZE, KTÓRE MAJĄ POŚREDNI ZWIĄZEK Z WYKANYWANĄ DZIAŁANOŚCIĄ.

Najistotniejsze jest rozróżnienie kolumny 11 oraz 13. Obie te kolumny przeznaczone są do księgowania kosztów pośrednich. Kolumna 11 jest jednak kolumną, która ma ściśle dla siebie „zarezerwowane” zdarzenia gospodarcze.

Kolumna 11 to koszty związane z zakupem towarów handlowych. Widać jej ścisły związek z kolumną 10-zakup towarów handlowych oraz materiałów.

Tu znajdą się zapisy księgowe połączone z zakupem towarów handlowych oraz materiałów. Czyli:

  • Koszty transportu naszych towarów handlowych
  • Ubezpieczenie tychże towarów
  • Wyładunek oraz załadunek
  • Koszty kurierskie związane z dostarczeniem towaru handlowego lub materiałów.

Zakres zdarzeń księgowych, który może być ujęty w kolumnie 11 jest ściśle określony do związku tych kosztów z zakupem MATERIAŁÓW I TOWARÓW HANDLOWYCH (KOLUMNA 10).

PRZYKŁAD

Firma X handluje zbiornikami paliwa do samochodów osobowych. Towar handlowy zamawia również u producenta, który jest dostarczany za pomocą firmy kurierskiej. W dniu 30.01.2009 firma X dostaje towar handlowy (zbiorniki paliwa) przez firmę kurierską. Towar został wcześniej ubezpieczony. Na FV Vat widnieją pozycje

Cena zbiornika 300zl

Koszty ubezpieczenie 50 zl

Koszty przesyłki 20 zl

Koszty ubezpieczenia i koszt kurierski zostaną zaksięgowane w kolumnie 11.

Koszt zbiornika w kolumnie 10.

KOLUMNA 13 to kolumna gdzie księgujemy zdarzenia pośrednio związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Tu „wrzucamy” te koszty które wiążą się pośrednio z działalnością gospodarczą a nie stanowią zakupu towarów i materiałów oraz kosztów ubocznych.

  • Czynsz za lokal
  • Wydatki na media (telefon, woda, gaz)
  • Remont lokalu gdzie prowadzona jest działalność
  • Amortyzacja środków trwałych
  • Składki ZUS finansowane przez płatnika
  • Zakup wyposażenia (jeśli nie przekroczy kwotę 3500).
  • Straty wynikające z kradzieży lub zniszczenia majątku firmy.
  • Opłaty pocztowe, kurierskie.
  • Wydatki z tytułu używania samochodu osobowego
  • Koszty podróży służbowych
  • Podatek od nieruchomości, opłaty skarbowe, notarialne
  • Zakup literatury fachowej
  • koszty wszelkich usług obcych

i wiele innych zdarzeń gospodarczych, gdyż w KPiR to podatnik sam decyduje czy dany koszt ma związek z przychodem.

KSIĘGOWANIE WYNAGRODZEŃ KOL. 12

Kolumna 12 jest również kolumną kosztową-to właśnie w niej księgujemy wynagrodzenia wypłacane pracownikom zarówno w gotówce jak i naturze. Wynagrodzenie w kol. 12 ujmujemy w wartości brutto, chociaż to zagadnienie może nastręczać odrobiny problemów.

Wynagrodzenie jest obciążone różnymi należnościami-typu podatek, składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Również pracodawca w swojej części finansuje wynagrodzenie pracownika. Niestety w praktyce, to pracodawca opłaca wszystkie składki, również te, teoretycznie finansowane przez pracownika.

WAŻNE! Zatem wynagrodzenie brutto, zawiera w sobie składki obciążające pracownika oraz podatek i stanowi dla pracodawcy koszt poniesiony z tytułu wypłaty wynagrodzenia. Jest ono księgowane w kol. 12.

Składki w części finansowane przez pracodawcę są ujmowane w kolumnie 13, gdyż ta część składek nie wchodzi w skład pojęcia "wynagrodzenie brutto."

Kolumna ta służy również do księgowania wynagrodzenia pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o dzieło lub zlecenie.

Momentem zaksięgowania listy płac jest nie tylko sporządzenie samej listy ale faktyczne postawienie do dyspozycji pieniędzy pracownikom. Zatem obowiązuje tu zasada "KASOWA", czyli data faktycznej wypłaty pensji. Takim potwierdzeniem jest podpis na liście płac, dowód wypłaty, dowód kasowy, wyciąg bankowy.

W kolumnie 12 księgujemy również inne składniki wynagrodzenia-takie jak premie, wynagrodzenie za czas choroby, urlopu, nadgodziny.

WAŻNE! W kolumnie tej nie księgujemy tych świadczeń na rzecz pracownika, które nie stanowią wynagrodzenia, a więc: świadczenia z zakresu bhp (woda, ubranie itp.), wydatków na podnoszenie kwalifikacji, zwrotu za podróże służbowe, wydatki związane z używaniem samochodu pracownika na potrzeby pracodawcy- tego typu koszty księgujemy do kolumny 13.

Hurtownia art. biurowych wypłaciła wynagrodzenie pracownikom 31 stycznia w kwocie 12 000 brutto

- natomiast składki finansowane w części przez pracodawcę wyniosły 2167,20 zł.

W przykładzie zakładamy, że hurtownia regularnie opłaca ZUS do 15stego każdego miesiąca,

stąd może w dniu wypłaty, zaksięgować też składki w części finansowane przez pracodawcę.

Przykład księgowania w kpir:

l.p

Data zdarz.gosp.

Nr dow. księgowego

Opis zdarz. Gosp.

WYDATKI

WYNAGRODZENIE

W GOTÓWCE

POZOSTAŁE

WYDATKI

1

2

3

6

12

13

31.01.2011

Lista płac 1/2011

Wypł.

Wynagrodzeń

12 000

31.01.2011

DRA 01.01.2011

Lub dowód księgowy

Za składki

Ubezpiecz.

Finansowane

przez pracod.

2167,20

Składki finansowane przez pracodawcę można również zaksięgować w dacie ich faktycznej zapłaty.